Todos han presenciado o asistido a una reunión en algún punto de sus vidas. Las reuniones son grandes herramientas de comunicación y planeamiento; sin embargo, pueden ser consideradas aburridas y poco productivas para muchos empleados ya que se las toma por error como procedimientos largos y aburridos. Percibirlas de esta manera es un error, ya que son grandes fuentes de información para la compañía y la industria.
Se supone que las reuniones deben ser inspiradoras y energéticas, ya que permiten la cooperación entre compañeros de trabajo. Son una gran manera de solucionar problemas y de inyectar dinamismo en los grupos de trabajo ya que ayudan a todos a tomar conciencia del trabajo que los demás están realizando, seguir su progreso y, por tanto, tener una mejor comprensión acerca de cómo funciona la compañía y su estado actual en el mercado.
Planear y llevar a cabo reuniones efectivas son habilidades en las que todo negocio debería trabajar constantemente y la razón por la cual los empleados siempre deben apuntar a mejorar su habilidad para realizarlas. Por ello, en los siguientes párrafos, proveeremos información útil acerca de cómo planear reuniones interesantes y excitantes que mantengan a las personas comprometidas y se involucren en la conversación.
Parte uno: tras bambalinas
Un error común de las reuniones “aburridas” es la falta de dirección . Las reuniones siempre deben servir a un propósito dado que la falta del mismo puede hacer que hasta la información más relevante parezca sin sentido. Si las personas no entiende por qué están reunidas, probablemente no se involucren en la discusión, transformando la reunión en un monólogo y reduciendo el interés de los asistentes.
Dependiendo de sus objetivos existen 3 tipos principales de reuniones y, si bien puede que haya más, las siguientes son las categorías más comunes y amplias:
- Reuniones operativas: este tipo de reunión tiene por objetivo la discusión de problemas actuales de tipo urgente causados por acciones o procesos del negocio, además de buscar la mejor solución para ellos.
- Reuniones de construcción del negocio: como su nombre lo indica, este tipo de reunión se concentra en mejorar o expandir las capacidades y potenciales dentro del negocio.
- Reuniones estratégicas: tienen por objetivo la creación o reevaluación de la estrategia del negocio para poder mejorar los resultados a largo plazo.
Es vital identificar los objetivos de cada reunión para poder crear el enfoque más efectivo para cada una. Categorizar las reuniones dependiendo de sus objetivos te ayudará a lograr mejores resultados ya que tendrás un entendimiento sólido de qué necesita ser logrado en cada sesión. Por ejemplo, las reuniones operativas necesitan ser cortas y relevantes a los problemas que planeas discutir, ya que comúnmente tratan de problemas actuales que necesitan ser resueltos en el futuro cercano. Por otra parte, las reuniones estratégicas tienden a ser más largas y más abiertas a debate ya que están enfocadas en desarrollar planes a largo plazo que tienden a ser más amplios y abiertos a discusión. Como podemos ver, categorizar tus reuniones te ahorrará tiempo a ti y al resto de los asistentes mediante el establecimiento de guías claras para cada categoría, permitiéndote entender mejor las expectativas de cada una.
Ahora que sabes tus objetivos y has definido el tipo de reunión que deseas llevar a cargo es tiempo de que comiences a prepararla.
Parte dos: preparando tu escenario
Las reuniones ideales siempre son rápidas, claras y van directo al grano; sin embargo, esto no siempre se asemeja a una realidad donde muchos de nosotros hemos experimentado reuniones que duran horas, si no toda la tarde. Entonces, ¿por qué sucede esto?
Las reuniones no son eventos espontáneos o improvisados. Para poder lograr buenos resultados, es necesario planear apropiadamente todos los temas que necesitan ser discutidos y dar al grupo las herramientas necesarias para llevar a cabo la reunión sin contratiempos. Llegar a una reunión sin estar preparado no sólo retrasa todo el proceso, sino que también puede causar confusión y errores, ya que las personas pueden malinterpretar conversaciones o no dar información importante que puede beneficiar el desarrollo de la reunión. Para poder evitar estas situaciones y preparar tu reunión correctamente, puedes seguir los próximos cinco pasos.
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- Delimita tus temas
Es crucial para cualquier reunión poder realizar una lista detallada de los ítems que deben ser discutidos durante la misma. Aun así, también es importante colocar límites para cada uno de tus temas. Recuerda que no todos los aspectos de todo temas en tu lista necesita ser discutido, así que evita ítems que no necesitan del aporte de los demás, ya que esto únicamente utilizará tiempo importante de tu reunión.
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- Organiza tu información
Desafortunadamente, realizar una lista de ítems a discutir no es suficiente para ser excelente en las reuniones. También se necesita organizar o categorizar apropiadamente la información para poder asegurar un buen flujo de información además de transiciones naturales entre temas.
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- Pon un límite de tiempo
Como mencionamos anteriormente, cada categoría de reunión tiene una dinámica distinta, así que ten en mente qué tipo de reunión realizarás para poder establecer un límite de tiempo apropiado para ella.
Sin embargo, recuerda que debes respetar el límite de tiempo una vez que lo hayas establecido, ya que excederse puede afectar las obligaciones ajenas y crear inconveniencias entre los presentes.
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- Agrégalo a la agenda
También es importante establecer la frecuencia de cada tipo de reunión que planeas realizar. Esto no sólo te ayudará a preparar tus próximas reuniones, sino que también definirá las fechas límite para los proyectos en los que puede que estés trabajando, ya que es posible que debas compartir los resultados durante cada reunión.
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- Comunica todos los datos relevantes
Toda esta información reunida para la reunión no tiene uso alguno si no se comparte. Preparar una reunión no es un trabajo de una sola persona, y todos los asistentes deben estar involucrados. Puedes realizar esto con facilidad compartiendo pre-lecturas como la lista de temas, el tiempo de inicio y finalización, datos del negocio o cualquier otra información que consideres relevante a través de un email o cualquier otra plataforma de comunicación que puedes estar utilizando.
Finalmente ya tienes todo listo para comenzar tu reunión.
Parte tres: hora de la función
Foto de Gavin Whitner
Ahora que tienes un plan estructurado para tu reunión además de toda la información que puedas llegar a necesitar a tu alcance puedes comenzar con la reunión. Cada equipo de trabajo tiene su propia dinámica y sólo la práctica te dejará aprender el balance perfecto para tu equipo. Sin embargo, hay algunas prácticas clave que pueden ayudarte a acelerar el proceso y a mejorar la manera en la que realizas tus reuniones.
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- Tómatelo en serio: las reuniones son parte de tu trabajo y deben ser tomadas tan en serio como el resto de tus obligaciones diarias. Entonces debes llegar a tiempo y mantenerte enfocado en lo que las personas están diciendo.
- Modera las conversaciones: si bien puede que hayamos delimitado los temas, es muy fácil desviarse a problemas irrelevantes o envolverse en debates largos. Para evitar esto, puedes considerar asignar un “moderador de reuniones” que llevará las conversaciones y notificará al grupo cuando se han desviado del tema principal o las personas están tardando demasiado tiempo.
- Explica palabras clave importante: los negocios están llenos con personas de diferentes trasfondos profesionales y no todos saben o entienden tu lenguaje profesional. Para evitar malos entendidos, simplemente explica cualquier palabra clave que puedas considerar importante.
- Ve a la fuente del problema: siempre hay más de un enfoque cuando se solucionan problemas, por ello concentrarse sólo en las soluciones puede no ser la mejor idea. En su lugar, intenta identificar la fuente del problema y las necesidades que no están siendo cumplidas. De esta manera, será mucho más fácil encontrar una solución con la que todos estén de acuerdo.
- Da tu opinión: A veces las personas son tímidas. Por ello es importante recordar expresar tu preocupación cuando sientes que algo no está yendo bien. Ten en mente que si te estás sintiendo aburrido, hay una buena posibilidad de que los demás también lo estén.
- Haz preguntas: es fácil mantenerse en silencio y evitar hablar. Sin embargo, las reuniones están llenas de información valiosa, así que no te prives de realizar cualquier pregunta que puedas tener.
- Planea un sobreflujo: como es usual, el tiempo es un recurso escaso y no todos los temas pueden ser discutidos durante cada reunión. Entonces no intentes apiñar toda la información relevante en los últimos 10 o 15 minutos de la reunión ya que esto sólo creará confusión. En su lugar, establece tiempo para tratar problemas fuera de la reunión cuando son concernientes sólo a ciertas personas. Otra opción para enfrentar la falta de tiempo es hacer una “reunión rápida” que consiste en una reunión informal con 2 o 3 personas en donde sólo se discute un tema luego de recibir conocimientos u otra información relevante de la reunión previa.
Parte cuatro: ovación final
Tu reunión casi ha terminado. Sin embargo, aún hay algunos problemas importantes que necesitas abordar para poder tomarla como exitosa. No hay más discusiones acerca de los temas que planeaste en este momento, toda la información fue puesta sobre la mesa y luego discutida. Sin embargo, la reunión no ha finalizado. Para poder completar una reunión exitosa, necesita generar acciones y traer resultados tangibles al negocio. Por ello, nunca debes terminar una reunión sin antes ejecutar los próximos cuatro pasos:
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- Resume responsabilidades
Es muy fácil olvidar o perder información en las reuniones ya que estás recibiendo cantidades importantes de ella en un corto periodo de tiempo. Por esta razón es esencial resumir los hallazgos y recapitular todas las decisiones tomadas durante la reunión. De esta manera, garantizas que todo lo que has discutido durante este tiempo ha sido escuchado y puedes asegurarte que se tomarán acciones.
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- Muestra los logros
Discutir lo que has logrado en tu reunión no sólo mejorará el ánimo del grupo luego de horas de trabajo duro, sino que también ayudará a todos a entender, de manera sencilla, por qué esta reunión fue necesaria además del razonamiento detrás de qué es lo que cada persona o área de la compañía considera como exitoso.
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- Reune feedback
Planear reunions espectaculares no es una ciencia perfecta. Para muchas compañías, encontrar la mejor dinámica para las reuniones es un proceso de prueba y error. Por lo tanto, reunir feedback acerca de qué fue bien o mal durante la reunión da información extremadamente valiosa para la mayoría de las compañías.
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- Monitorea los resultados
Como mencionamos antes, para poder tomar una reunión como exitosa la misma debe haber incitado acciones que lleven a resultados tangibles. Por ello, es tan importante para directores, supervisores o cualquier persona a cargo de realizar reuniones poder monitorear esta información para observar de primera mano si las reuniones están dando resultado. Monitorear los resultados da datos mensurables y cuantificables que pueden compararse a resultados de otras reuniones para encontrar, de manera imparcial, las mejores prácticas para nuestro negocio.
Planear reuniones exitosas no es una tarea fácil. Para muchos de nosotros es un proceso de prueba y error que toma tiempo y práctica. Sin embargo, con suerte estos pasos te hayan permitido mejorar considerablemente tus habilidades para realizar reuniones inspiradoras.
Las reuniones se tratan más que nada de comunicación y cooperación, así que recuerda preparar tu reunión correctamente por adelantado, mantén una mente curiosa durante ellas, haz preguntas y escucha lo que otros tienen para decir.
