Tout le monde a déjà participé à une réunion à un moment de sa vie. Elles sont d’excellents outils de communication et de planification, toutefois, elles sont souvent considérées comme ennuyeuses et non-productives par de nombreux employés car on les perçoit comme des processus longs et monotones. Cependant, les voir comme cela est une erreur, car ce sont d’excellentes sources d’information sur l’entreprise et l’industrie.
Les réunions sont censées inspirer et donner de l’énergie, car elles permettent de mettre en place une coopération entre les collègues. Elles sont un excellent moyen de résoudre les problèmes et d’injecter du dynamisme dans les groupes de travail car elles aident tout le monde à voir les tâches de leurs collègues, de suivre leurs progrès et donc de mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise et son statut actuel sur le marché.
Planifier et animer des réunions de façon efficace sont des compétences sur lesquelles les entreprises devraient constamment travailler, et la raison pour laquelle les employés devraient toujours améliorer leur capacité à les animer. C’est pourquoi, dans les paragraphes suivants, nous vous donnerons des informations utiles pour planifier des réunions intéressantes et motivantes, qui garderont votre équipe engagée et impliquée dans la conversation.
Partie un : Dans les coulisses
Une erreur commune des réunions « ennuyeuses » est le manque de directions. Les réunions devraient toujours avoir un objectif puisque ne pas en avoir peut rendre inutiles même les informations les plus importantes. Si les gens ne comprennent pas pourquoi ils sont rassemblés, ils ne pourront pas s’engager dans la discussion, ce qui transformera la réunion en monologues, réduisant l’intérêt des participants.
Selon les objectifs, il existe 3 grands types de réunions, et bien qu’il puisse y en avoir plus, les catégories suivantes sont les plus communes et connues :
- Les réunions opérationnelles : ce type de réunion a pour objectif de discuter de problèmes urgents causés par des actions ou processus de l’entreprise, ainsi que de trouver la meilleure solution pour y répondre.
- Les réunions de construction d’affaires : comme son nom l’indique, ce type de réunion se concentre sur l’amélioration ou l’extension des capacités d’affaires.
- Les réunions stratégiques : elle ont pour objectif la création ou la réévaluation de la stratégie de l’entreprise afin d’améliorer ses résultats sur le long terme.
Il est vital d’identifier les objectifs de chaque réunion afin de créer la bonne approche pour chacune. Catégoriser les réunions selon leurs objectifs vous aidera à atteindre de meilleurs résultats car vous aurez une compréhension solide de ce qui doit être fait dans chaque session. Par exemple, les réunions opérationnelles doivent rester courtes et appropriées aux problèmes que vous avez planifié d’aborder, car elles gèrent souvent les problèmes actuels qui doivent être réglés rapidement. D’autre part, les réunions stratégiques ont tendance à être plus longues et plus ouvertes au débat puisqu’elles sont concentrées sur le développement de plans à long terme, qui ont tendance à être plus larges et ouverts à la discussion. Comme nous pouvons le voir, catégoriser vos réunions vous permettra d’économiser du temps en établissant des lignes directrices claires pour chaque catégorie, vous permettant de comprendre davantage les attentes de chacune.
Maintenant que vous connaissez vos objectifs et que vous avez défini le type de réunion que vous souhaitez organiser, il est temps de la préparer.
Partie deux : Préparer la scène
Les réunions idéales sont toujours rapides et directes; toutefois, cela n’est pas toujours le cas puisque nous avons tous connu des réunions qui ont duré quatre heures, voire toute l’après midi. Alors, pourquoi est-ce le cas ?
Les réunions ne sont pas des événements spontanés ni improvisés. Afin d’obtenir de bons résultats, il est nécessaire de bien planifier tous les sujets à aborder et de donner au groupe les outils nécessaires pour bien conduire la réunion. Arriver non préparé à une réunion délaye non seulement tout le processus, mais cela peut également entraîner de la confusion et des erreurs car les personnes pourraient mal comprendre les conversations ou ne pas donner d’informations importantes qui auraient été bénéfiques pour le développement de la réunion. Pour éviter ces situations et bien préparer votre réunion, vous pouvez suivre ces 5 étapes.
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- Délimitez vos sujets
Il est crucial que chaque réunion mette en avant une liste détaillée des sujets à aborder. Cependant, il est également important de mettre en place des barrières pour chaque sujet. Souvenez-vous que tous les aspects de chaque sujet n’ont pas besoin d’être abordés, évitez donc les sujets qui ne nécessitent pas d’avis car ils prendront un temps important dans votre réunion.
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- Organisez vos informations
Malheureusement, lancer une liste de sujets à discuter n’est pas suffisant pour exceller en réunion. Il est également nécessaire de bien organiser ou catégoriser les informations afin d’assurer un bon flux d’informations ainsi que des transitions naturelles entre les sujets.
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- Mettez en place une limite temporelle
Comme mentionné précédemment, chaque catégorie a une dynamique différente, gardez donc à l’esprit quel type de réunion vous organisez afin de mettre en place la bonne durée. Cependant, une fois que vous aurez mis en place une limite de temps, n’oubliez pas de la respecter car la dépasser pourrait affecter les obligations des uns et des autres et créer des nuisances chez les participants.
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- Ajoutez-la au planning
Il est également important d’établir la fréquence de chaque type de réunion que vous planifiez d’organiser. Cela vous aidera non seulement à préparer vos prochaines réunions, mais définira également les dates butoir pour les projets sur lesquels vous pourriez travailler car il se peut que vous deviez partager des résultats à chaque réunion.
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- Communiquez toutes les données appropriées
Toutes les informations recueillies pendant les réunions sont inutiles si elles ne sont pas partagées. Préparer une réunion n’est pas la tâche d’une personne : tous les participants doivent s’impliquer. Vous pouvez y arriver facilement en partageant des pré-lectures comme une liste de sujets, les heures de début et de fin, les données de l’entreprise et toutes les autres informations que vous pourriez considérer comme importantes, par courriel ou via votre plateforme de communication.
Vous avez enfin tout en main pour commencer votre réunion.
Partie trois : Place au spectacle
Photo par Gavin Whitner
Maintenant que vous avez un plan structuré pour votre réunion ainsi que les informations dont vous pourriez avoir besoin à portée de main, vous pouvez commencer la réunion. Chaque équipe de travail possède sa propre dynamique et seule la pratique vous permettra de trouver le bon équilibre pour votre équipe. Cependant, il existe certaines pratiques clé qui pourraient vous aider à accélérer le processus et améliorer la façon dont vous menez vos réunions.
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- Prenez-les au sérieux : les réunions font partie de votre travail et devraient être prises autant au sérieux que le reste de vos obligations quotidiennes. Donc, arrivez à l’heure et concentrez-vous sur ce que les gens disent
- Modérez les conversations : bien que vous puissiez avoir délimité les sujets, il est très facile de passer à des problèmes non pertinents ou de se laisser embarquer dans de longs débats. Pour éviter cela, vous pourriez essayer d’assigner un « modérateur de réunion » qui gardera une trace des conversations et notifiera le groupe lorsqu’elles sont hors sujet ou que les personnes parlent pendant trop longtemps.
- Expliquez les mots-clé importants : les entreprises sont remplies de personnes de milieux différents qui peuvent ne pas connaître ou comprendre le vocabulaire utilisé. Pour éviter les quiproquos, expliquez simplement tous les mots-clé que vous considérez comme importants.
- Allez à la source du problème : il y a toujours plus qu’une seule approche pour résoudre des problèmes, c’est pourquoi se concentrer seulement sur les solutions peut ne pas être toujours la meilleure idée. Au lieu de cela, essayez d’identifier la source du problème et les besoins qui ne sont pas remplis. De cette façon, il sera bien plus facile de trouver une solution qui convienne à tout le monde.
- Parlez : parfois, les gens sont timides. C’est pourquoi il est important de vous rappeler d’exprimer vos inquiétudes lorsque vous sentez que quelque chose ne va pas. Gardez à l’esprit que si vous vous ennuyez, il y a de fortes chances pour que ce soit également le cas pour d’autres.
- Posez des questions : il est facile de ne rien dire et d’éviter de parler, cependant les réunions sont remplies d’informations importantes, alors n’hésitez pas à poser toutes vos questions.
- Planifiez large : comme toujours, le temps est une ressource rare et tous les sujets pourraient ne pas être abordés à chaque réunion. Alors, n’essayez pas de fourrer toutes les informations moins importantes dans les 10-15 dernières minutes de la réunion car cela ne fera que créer de la confusion. Au lieu de cela, planifiez un moment pour aborder les problèmes en dehors de la réunion et seulement avec les personnes concernées. Une autre option pour aborder le manque de temps est de faire une « réunion rapide » qui est une réunion informelle entre 2 à 3 personnes avec un seul sujet, abordé avec les informations importantes des réunions précédentes.
Partie quatre : Rideau
Votre réunion est presque terminée, toutefois il y a encore de nombreux problèmes importants que vous devrez aborder pour qu’elle soit fructueuse. Maintenant, il n’y a plus de discussions sur les sujets planifiés, toutes les informations ont été abordées et discutées. Cependant, la réunion n’est pas terminée. Afin de réaliser une réunion fructueuse, elle doit stimuler des actions et donner de réels résultats à l’entreprise c’est pourquoi vous ne devriez jamais terminer une réunion sans exécuter ces quatre étapes :
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- Résumez les responsabilités
Il est très facile d’oublier ou de manquer des informations lors de réunions, car vous recevez beaucoup d’informations en peu de temps. C’est pourquoi il est essentiel de résumer les résultats et les décisions prises pendant la réunion. De cette façon, vous garantirez que tous les points abordés pendant ce temps aient été entendus et que les actions soient prises.
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- Présentez les accomplissements
Discuter de ce que vous avez accompli lors de vos réunions améliorera non seulement l’humeur du groupe après des heures de dur labeur, mais cela aidera également tout le monde à comprendre, de façon très directe, pourquoi cette réunion était nécessaire ainsi que le raisonnement derrière ce que chaque personne ou zone de l’entreprise considère comme fructueuse.
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- Demandez des avis
Planifier des réunions spectaculaires n’est pas une science parfaite. Pour de nombreuses entreprises, trouver la bonne dynamique est un processus d’essais et d’erreurs. C’est pourquoi récolter autant d’avis que possible sur ce qui s’est bien déroulé ou non pendant la réunion est un élément primordial pour la majorité des entreprises.
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- Suivez les résultats
Comme nous l’avons déjà mentionné, afin de pouvoir dire qu’une réunion était couronnée de succès, elle doit avoir motivé des actions menant à des résultats tangibles, c’est pourquoi il est important pour les cadres, superviseurs, ou toute personne organisant les réunions, de suivre ces informations afin d’observer les résultats directs de la réunion. Suivre les résultats met en avant des données mesurables et quantifiables que nous pouvons comparer aux résultats d’autres réunions et permet de trouver les meilleures pratiques pour notre entreprise.
Planifier une réunion avec succès n’est pas une tâche facile. Pour la majorité d’entre-nous, c’est un processus d’essais et d’erreurs qui prend du temps et demande de la pratique, toutefois, ces étapes vous aurons sûrement permis d’améliorer grandement vos compétences en matière d’organisation de réunions motivantes.
Les réunions sont là pour la communication et la coopération, alors n’oubliez pas de bien les préparer en avance, de garder l’esprit ouvert, de poser des questions et d’écouter ce que les autres ont à dire.
