Las oficinas abiertas fueron inventadas a principios del siglo 20 por un grupo de arquitectos alemanes que veían las paredes como barreras para la interacción humana. Este nuevo diseño de oficinas se enfoca en zonas grandes y flexibles pensadas para fomentar la colaboración, la camaradería y mejorar el flujo de información. Con el tiempo, las oficinas abiertas se volvieron más y más populares, ya que transmiten una imagen innovadora y relajada de la compañía.
Sin embargo, esta situación ahora está siendo cuestionada por numerosos estudios que postulan que el diseño de oficinas abiertas daña la productividad tanto como un 66%, y también se reduce la moral de los empleados debido a la falta de privacidad. Otros problemas como ruidos, distracciones, amontonamiento e incluso olores también pueden impactar los resultados de los empleados, ya que esto lleva a mayores niveles de estrés, conflictos y, finalmente, un mayor reemplazo de empleados. Además, parece no haber tendencias etarias, ya que tanto trabajadores jóvenes como veteranos parecen ser impactados negativamente por las limitaciones de las oficinas abiertas.
En consecuencia, podemos preguntarnos por qué es tan popular el diseño de oficinas abiertas. El ascenso de la cultura de la oficina abierta fue bienvenido como una consecuencia de la Gran Recesión, ya que le ofreció a los negocios una manera de minimizar costos mediante el incremento de las tasas de ocupación además de permitirle a los directores vigilar más de cerca el rendimiento de sus empleados. El diseño fue adoptado más tarde por marcas de punta que incentivaron la tendencia, y hoy casi el 70% de las oficinas de los Estados Unidos tienen pocos divisores o ninguno.
Esta situación está frenando los niveles de productividad a lo largo de varias industrias, ya que la conmoción de la oficina acorta el foco de los empleados e inhibe la motivación. Comúnmente, se cree que el diseño abierto promueve la comunicación, y esto es cierto hasta cierto punto. Sin embargo, la falta de privacidad en un espacio abierto hace que las interacciones sean superficiales, derrotando el falso concepto de que un plan de oficinas abiertas impulsa la innovación.
A pesar de esto, las oficinas abiertas no son completamente contraproducentes. Además de los beneficios en cuanto a costos, este diseño puede ser beneficioso para negocios que necesitan de un rápido flujo de información como el periodismo ya que puede haber fácil acceso a información actual y accesibilidad a sus colegas. Sim embargo, en lo que respecta a tareas cognitivamente demandantes, el ambiente turbulento de una oficina abierta no ayuda a la productividad.
Por lo tanto, ¿qué puedes hacer para mantenerte productivo cuando trabajas en una oficina abierta?
- Fija normas grupales
- Deshazte del alboroto de oficina
- Acoge una jerarquía plana
- Haz de los auriculares tu nuevo mejor amigo
- Encuentra tu lugar para pensar
- Considera trabajar desde casa
- Obtén privacidad
- Programa tu trabajo apropiadamente
- Haz públicas tus intenciones
- Define una zona para colaboraciones
Tener un juego claro de directivas para la oficina puede mejorar el ambiente de trabajo significativamente, y reducir tensiones entre los empleados. Incluye tópicos como ruido, distracciones, comida en la oficina, amontonamiento, entre otros. Recuerda que la creación de las normas de oficina debe involucrar a todos los que compartan el espacio. De otra manera, puede terminar representando erróneamente la dinámica de la oficina o chocando con normas corporativas.
Por otra parte, fijar las normas es solo el paso inicial. Luego de estar de acuerdo en un juego de normas estándar para cohabitar en la oficina, también es imperativo comunicarlas. Para hacerlo, apunta a utilizar un canal oficial como la red interna de la compañía, un email o un memorándum. El uso de un canal oficial ayudará a los empleados a comprender la importancia de este documento y asegurarse de que lo sigan.
Si bien pueden incluirse conductas como atender el teléfono o hablar con colegas en las normas del trabajo, también es importante instalar una cultura “a conciencia” en la oficina. Fomenta a las personas a pensar en otros y evitar crear distracciones que puedan distraerlos. Pequeños cambios, como conversar fuera de la habitación, o utilizar herramientas digitales como emails o mensajería instantánea para comunicarse con colegas puede hacer una gran diferencia.
Las jerarquías son poco compatibles con la configuración de una oficina abierta, ya que la comunicación y la información fluyen de manera más libre. Por esta razón, evita ubicar a las personas de manera jerárquica ya que esto sólo creará tensiones y resentimiento entre los empleados. En vez de esto, intenta un plan de ubicación que cree grupos basados en áreas funcionales, el número de interacciones, etcétera. De esta manera, puedes tomar ventaja del aspecto colaborativo que ofrecen las oficinas abiertas.
Desafortunadamente, a veces la oficina es simplemente un lugar ocupado, y no importa qué tanto lo intenten todos, el ruido es inevitable. Teclados, impresoras e incluso caminar pueden interrumpir el foco de trabajo de alguien y hacer que pequeñas tareas sean cansadoras y tomen mucho tiempo.
Por esta razón, muchas personas trabajando en oficinas abiertas utilizan la música como una manera de cancelar el ruido. Sin embargo, es importante mencionar que no todos los tipos de música pueden ayudar a la productividad y la atención, algo que suele suceder con la música con voces que pueden distraer el foco y debilitar tu atención. Además, también se recomienda evitar música de nuestro agrado durante las horas de trabajo, ya que puede hacer que nuestro cerebro genere dopamina, limitando nuestro foco y haciendo que fallemos en la tarea de estar más alertas.
Por otra parte, se dice que la música poco familiar maximiza el foco y extiende la concentración hasta por 100 minutos. Además de esto se dice que la música sin voces, como la clásica o la instrumental, es el tipo de música más eficiente para completar tareas.
Finalmente, para tareas muy demandantes cognitivamente que necesitan de una concentración extrema, los sonidos binaurales son una buena opción para mantenerse concentrado. Hay muchos tipos de sonidos binaurales; sin embargo, el tipo de sonidos más eficientes para concentrarse, impulsar la solución de problemas, retención de memoria y aprendizaje acelerado son los que tienen frecuencias theta entre 4 y 7 hertz.
A veces, cuando incluso la música no puede ayudarte a mantenerte concentrado, puedes considerar cambiar tu entorno. Intentar mantenerse concentrado en un día de oficina atareado puede ser agotador y poco productivo. Por fortuna, la mayoría de los complejos de oficinas hoy en día también tienen espacios alternativos como patios o salones de conferencias. Utiliza estas áreas cuando te sientas sobrepasado y no puedas concentrarte, un cambio de aire puede mejorar tu productividad y ayudarte a lograr más.
Las oficinas abiertas pueden ser atronadoras, previniendo que te enfoques y afectando tus resultados. Por esta razón, una buena opción a considerar es trabajar remotamente, una tendencia en crecimiento entre las empresas. En 2016, más del 40% de los Estadounidenses declararon haber trabajado de forma remota en el último año. Además, las personas que pasaron entre un 60% y un 80% fuera de su lugar de trabajo expresaron las tasas de compromiso más altas. Por lo tanto, no descartes la posibilidad de trabajar remotamente, ya que quedarse en casa puede ayudarte a evitar ambientes ruidosos y con distracciones que entorpecerán tu productividad.
Muchos empleados en oficinas abiertas se quejan con frecuencia acerca de la falta de privacidad. La falta de espacio privado para uno mismo puede resultar en niveles de estrés más altos y menor motivación. Además, las personas en oficinas abiertas también son menos propensas a hacer ajustes ergonómicos que llevan a problemas de salud como dolor de espalda, dolor en los músculos u otros problemas físicos.
Por estas razones, se recomienda siempre mantener algún nivel de privacidad, incluso en una oficina abierta. Para hacerlo, considera colocar un perchero cerca de tu escritorio, sentarse cerca de la pared o cualquier otra acción que pueda bloquear a los demás. Haciendo esto, puedes reducir el estrés causado por la falta de privacidad y enfocarte en tu trabajo sin interrupciones.
Si bien las oficinas son espacios ocupados, siempre hay momentos de mayor calma. Aprovecha las mañanas del lunes u otros momentos calmos para concentrarte en el trabajo más demandante. Programa tareas cognitivamente demandantes durante este período para evitar distracciones y mejorar tu productividad.
A veces todo se trata de comunicación. Puede que otros colegas simplemente no sean conscientes de que necesitas concentrarte y enfocarte. Por esta razón, es importante comunicar tus objetivos y obligaciones a otros. Considera colocar un pizarrón o un pequeño cartel donde las personas puedan comunicar en qué están trabajando y compartir su disponibilidad. De esta manera, las personas pueden entender por qué no desean ser molestadas y evitar posibles tensiones resultado de malos entendidos alrededor de la colaboración.
Los espacios abiertos pueden hacer que los empleados parezcan disponibles y dispuestos a ayudar en cualquier momento. Desafortunadamente, si bien esto es beneficioso para quien busca ayuda, también resulta en un rendimiento menor para quien brinda ayuda. Para evitar que colegas siempre aparezcan inesperadamente en tu escritorio para pedir ayuda o molestar a otros con tus discusiones, establece una zona para colaboraciones donde las personas puedan ir cuando se inicia una conversación. De esta manera, si alguien te pide ayuda mientras estás ocupado, puedes programar una pequeña reunión con facilidad en un horario que sea de tu conveniencia, además de desalentar que otros interrumpan tu trabajo con frecuencia.
En conclusión, las oficinas abiertas pueden dar una sensación de libertad y dinamismo. Sin embargo, tienen limitaciones importantes que pueden potencialmente impedir la productividad. Por fortuna, puedes prevenir un decrecimiento en tu rendimiento laboral siguiendo estos diez simples pasos que te permitirán concentrarte y contrarrestar las limitaciones que trae esta tendencia en oficinas.
