Les open space(s) ont été inventés au début du 20ème siècle par un groupe d’architectes Allemands qui voyaient les murs comme des barrières aux interactions humaines. Ce nouveau concept de bureau se concentre sur de grandes zones flexibles qui stimulent la collaboration, la camaraderie et améliorent le flux d’informations. Avec le temps, les open space sont devenus de plus en plus populaires, et ils transmettent une image innovante et détendue de l’entreprise.
Cependant, cette situation est remise en question dans de nombreuses, déclarant que les open space abaissent la productivité jusqu’à 66%, et tuent le moral des employés à cause du manque de confidentialité. D’autres problèmes comme le bruit, les distractions, le désordre et même les odeurs peuvent également impacter les résultats des employés, menant à de plus hauts taux de stress, de conflits et enfin, à un renouvellement plus important des employés. De plus, cela touche toutes les catégories d’âges puisque les seniors et les jeunes travailleurs semblent impactés de façon négative par les contraintes des open space.
C’est pourquoi nous sommes en droit de nous demander pourquoi ce concept est si populaire ? L’émergence de la culture des open space a été accueillie comme une conséquence de la Grande Récession, en offrant aux entreprises une façon de minimiser les coûts en augmentant les taux d’occupation ainsi qu’en permettant aux cadres d’avoir un œil sur les performances de leurs employés. Le concept a ensuite été adopté par des marques à la pointe de la technologie qui ont enflammé la tendance, et aujourd’hui, près de 70% des bureaux aux USA ont de simples diviseurs, voire pas du tout.
Cette situation gêne les niveaux de productivité dans de nombreuses industries car l’agitation du bureau diminue la concentration des employés et inhibe la motivation. Il est commun de croire que le design ouvert aide à la communication, et c’est la vérité dans certains cas. Cependant, le manque de confidentialité dans un espace ouvert rend les interactions superficielles, désarçonnant la fausse idée qu’un open space amplifie l’innovation.
Les open space, cependant, ne sont pas tous mauvais. En plus des bénéfices du coût, ce design peut être bénéfique pour les entreprises qui ont besoin d’un flux d’informations rapide, comme le journalisme, puisqu’ils peuvent avoir facilement accès aux informations actuelles grâce à leurs collègues. Cependant, lorsqu’il s’agit de tâches cognitives, l’environnement turbulent d’un open space n’aide pas à la productivité.
Par conséquent, que faire pour rester productif en travaillant dans un open space ?
- Mettez en place des lignes directrices pour le groupe
- Débarrassez-vous du brouhaha du bureau
- Adoptez une hiérarchie plate
- Faites des écouteurs vos meilleurs amis
- Trouvez votre espace de pensée
- Pensez à travailler depuis chez vous
- Trouvez de la confidentialité
- Planifiez votre travail en accord
- Rendez vos intentions publiques
- Définissez une zone de collaboration
Avoir un ensemble clair de directives pour le bureau peut améliorer l’environnement de travail de façon significative, et réduire les tensions entre les employés. Incluez les sujets comme le bruit, les distractions, la nourriture, le désordre, etc. Souvenez-vous que la création de lignes directrices pour le bureau doit impliquer toutes les personnes partageant l’espace. Sinon, elles pourraient mal représenter les dynamiques du bureau ou entrer en contradiction avec les politiques d’entreprise.
D’autre part, mettre en place les lignes directrices n’est que la première étape. Après s’être mis d’accord sur un ensemble standard de règles de cohabitation dans le bureau, il est également impératif de les communiquer. Pour ce faire, visez un canal officiel comme le réseau interne de l’entreprise, un courriel ou un mémo. Utiliser un canal officiel aidera les employés à comprendre l’importance de ce document, et assurera qu’ils le suivent.
Bien que nous puissions inclure des comportements comme répondre au téléphone ou parler à des collègues dans les directives, il est également important d’installer une culture de prise de conscience dans le bureau. Encouragez les gens à penser aux autres et à éviter de créer des distractions qui pourraient les ralentir. De petits changements, comme parler en dehors de la pièce ou utiliser des outils numériques comme les courriels ou la messagerie instantanée pour communiquer avec les collègues peuvent faire une grande différence.
Les hiérarchies sont moins compatibles avec les open space car la communication et les informations circulent de manière libre. Pour cette raison, évitez les arrangements hiérarchiques qui ne feront que créer des tensions et de la rancœur chez les employés. Au lieu de cela, essayez un plan de bureaux qui crée des faisceaux basés sur les zones fonctionnelles, le nombre d’interactions, etc. De cette façon, vous pourrez profiter de l’aspect de collaboration apporté par le open space.
Malheureusement, parfois le bureau est simplement un lieu occupé et peu importe les efforts des employés, le bruit sera inévitable. Les claviers, imprimantes et même les déplacements peuvent interrompre la concentration de quelqu’un et rendre les petites tâches longues et fatigantes.
Pour cette raison, de nombreuses personnes travaillant dans des open space utilisent de la musique pour affaiblir les bruits. Toutefois, il est important de mentionner que tous les types de musique n’aident pas forcément à la productivité et à l’attention, comme c’est le cas pour la musique chantée qui peut dévier la concentration et affaiblir votre attention. De plus, il est également recommandé d’éviter les musiques que l’on aime pendant les heures de travail, car le cerveau peut générer de la dopamine, limitant notre concentration et défaisant notre objectif de vigilance.
D’un autre côté, les musiques non connues maximisent la concentration et l’augmentent jusqu’à 100 minutes. En plus de cette information, la musique sans paroles, comme la musique classique ou instrumentale, est souvent référencée comme étant la plus efficace pour faire le plus de travail.
Enfin, pour les tâches cognitives très demandeuses, les battements binauraux sont une bonne option pour rester concentré. Il existe plusieurs types de battements binauraux, toutefois le son le plus efficace pour la concentration, la résolution des problèmes, la mémoire et l’apprentissage sont les fréquences entre 4 et 7 hertz.
Certains jours, lorsque même la musique ne vous aide pas à vous concentrer, vous pouvez penser à changer d’environnement. Essayer de rester concentré dans un bureau bruyant peut être épuisant et improductif. Heureusement, la majorité des immeubles de nos jours ont également des espaces alternatifs, comme des salles de conférence et des patios. Utilisez ces lieux lorsque vous vous sentez dépassé ou incapable de vous concentrer, un changement d’air peut booster votre productivité et vous permettre d’en faire plus.
Les open space peuvent être assourdissants, vous empêchant de vous concentrer et affectant vos résultats. Pour cette raison, une excellente option à ne pas oublier est de travailler à distance, une tendance en croissance dans les entreprises. En 2016, plus de 40% des Américains ont déclaré avoir travaillé à distance dans l’année précédente. De plus, les personnes qui passant 60 à 80% de leur temps loin de leur lieu de travail ont exprimé les plus forts taux d’engagement. Donc, n’ayez pas peur du travail à distance car rester à la maison peut vous aider à éviter des environnements bruyants et distrayants qui impactent votre productivité.
Beaucoup d’employés d’open space se plaignent du manque de confidentialité. Le manque d’espace privé peut entraîner de plus forts taux de stress et moins de motivation. De plus, les travailleurs des open space ont également moins tendance à faire des ajustements ergonomiques, menant à des problèmes comme des maux de dos, de muscles ou d’autres problèmes physiques.
Pour ces raisons, il est recommandé de toujours conserver un certain niveau de confidentialité dans votre environnement de open space. Pour ce faire, essayez de placer un porte-manteau à proximité de votre bureau, de vous asseoir près du mur, ou toute autre action pouvant bloquer le regard des autres. En faisant ceci, vous pourrez réduire le stress causé par le manque de confidentialité et vous concentrer sur votre travail sans interruptions.
Bien que les bureaux soient occupés, il y a toujours des moments plus calmes. Profitez des lundis matin ou d’autres moments calmes pour vous concentrer sur les tâches les plus demandeuses. Planifiez les tâches très cognitives pendant cette période afin d’éviter les distractions et d’améliorer votre productivité.
Parfois, il ne s’agit que de communication. D’autres collègues peuvent simplement ne pas connaître votre besoin de concentration. Pour cette raison, il est important de communiquer vos objectifs et obligations aux autres. Essayez de mettre en place un tableau ou un petit panneau sur lequel les gens pourront écrire ce sur quoi ils travaillent et partager leurs disponibilités. De cette façon, les personnes pourront comprendre pourquoi ils ne souhaitent pas être dérangés et éviter ainsi de potentielles tensions suite à la mauvaise compréhension.
Les espaces ouverts peuvent donner l’impression que les employés sont disponibles et prêts à aider en tout temps. Malheureusement, bien que bénéfique pour celui à la recherche d’une aide, cela résulte en des performances plus faibles pour celui qui aide. Pour éviter que les collègues ne viennent toujours à votre bureau de façon inopinée ou ne dérangent les autres avec vos discussions, mettez en place une zone de collaboration où les gens pourront se déplacer pour créer une conversation. De cette façon, si quelqu’un demande de l’aide alors que vous êtes occupé, vous pourrez facilement reprogrammer une courte réunion à un autre moment, tout en évitant que les gens viennent d’interrompre fréquemment votre travail.
Pour conclure, les open space peuvent communiquer un sentiment de liberté et de dynamisme. Cependant, ils ont des contraintes significatives qui peuvent potentiellement heurter votre productivité. Heureusement, vous pouvez empêcher un déclin du rendement de votre travail en suivant ces dix étapes simples qui vous permettront de vous concentrer et de contrecarrer les limitations de cette tendance.
