{"id":2701,"date":"2020-09-25T02:28:23","date_gmt":"2020-09-25T00:28:23","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.new.bulldozair.com\/?p=2701"},"modified":"2021-03-04T18:01:39","modified_gmt":"2021-03-04T16:01:39","slug":"la-ged-la-gestion-electronique-des-documents","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.bulldozair.com\/fr\/la-ged-la-gestion-electronique-des-documents","title":{"rendered":"La GED : la gestion Electronique des documents"},"content":{"rendered":"<h2><strong>Qu\u2019est-ce qu\u2019une GED ?<\/strong><\/h2>\n<p>La GED est une plateforme qui permet de centraliser et collaborer autour des documents d\u2019un projet de construction. Elle est aussi appel\u00e9e armoire \u00e0 plan.<\/p>\n<p>On y stocke les documents graphiques et pi\u00e8ces \u00e9crites d\u2019un projet.<\/p>\n<p>Par exemple, parmi les documents graphiques d\u2019un projet, on retrouve:<\/p>\n<ul>\n<li>Les plans,<\/li>\n<li>Les photos<\/li>\n<li>Et les sch\u00e9mas.<\/li>\n<\/ul>\n<p>S\u2019agissant des pi\u00e8ces \u00e9crites :<\/p>\n<ul>\n<li>Pi\u00e8ces march\u00e9 PC,\u00a0 CCTP,&#8230;<\/li>\n<li>Fiches techniques,<\/li>\n<li>March\u00e9s, devis et contrats,<\/li>\n<li>Et \u00e9ventuellement courriers et \u00e9changes emails.<\/li>\n<\/ul>\n<p>\u00a0<\/p>\n<h2><strong>Que permet de faire une GED ?\u00a0<\/strong><\/h2>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p>Au-del\u00e0 du stockage des documents, une GED permet \u00e9galement de collaborer et co-piloter\u00a0l\u2019avancement des validations des documents de son projet.<\/p>\n<p><strong>Dans les fonctionnalit\u00e9s basiques des GED<\/strong>, et sans faire l\u2019inventaire de toutes les fonctions existantes, on retrouve souvent :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Le versioning :<\/strong> permet de g\u00e9rer les diff\u00e9rents indices des documents. A chaque modification d\u2019un plan, l\u2019indice monte d\u2019un cran (Ex: on passe de l\u2019indice A \u00e0 B) et la GED garde l\u2019historique des anciens indices.<\/li>\n<li><strong>Les validations :<\/strong> les diff\u00e9rents interlocuteurs sont notifi\u00e9s de l\u2019arriv\u00e9e d\u2019un document sur la GED et doivent les consulter ou encore les valider selon leur r\u00f4le dans l\u2019organigramme du projet. Ils peuvent \u00e9galement les commenter s\u2019ils ont des remarques et apposent un statut sur le document.<\/li>\n<li><strong>Les visas :<\/strong> les GED ont souvent des statuts que l\u2019on peut donner aux documents lors de leur \u00e9tude pour approbation :\n<ul>\n<li><strong>BPE:<\/strong> Bon Pour Ex\u00e9cution<\/li>\n<li><strong>VSO:<\/strong> Valid\u00e9 Sans Observations<\/li>\n<li><strong>VAO:<\/strong> Valid\u00e9 Avec Observation<\/li>\n<li><strong>VAOB:<\/strong> Valid\u00e9 avec Observation Bloquante<\/li>\n<li><strong>REF:<\/strong> Refus\u00e9<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Les workflows de validation et de diffusion :<\/strong> les GED les plus avanc\u00e9es comportent un ordre de validation des documents appel\u00e9 workflow. Il permet de dire :\n<ul>\n<li>Qui valide quel type de document<\/li>\n<li>Dans quel ordre les valideurs valident<\/li>\n<li>S\u2019il y a des\u00a0valideurs dont le visa est obligatoire ou optionnel<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>\u00a0<\/p>\n<h2><strong>Fonctionnalit\u00e9s plus avanc\u00e9es des GED :<\/strong><\/h2>\n<p>Chaque \u00e9diteur a la possibilit\u00e9 de proposer sa propre fonctionnalit\u00e9, telle que des annuaires ou des messageries internes.\u00a0 Finalement, la valeur r\u00e9elle ou l\u2019usage effectif de ces fonctionnalit\u00e9s par les utilisateurs peuvent \u00eatre questionn\u00e9s.<\/p>\n<p><strong>Parmi les fonctions les plus avanc\u00e9es :<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Les viewers de maquette num\u00e9rique (viewer BIM) qui permettent de visualiser les fichiers (par exemple au format Revit ou IFC).<\/li>\n<li>La gestion des fiches modificatives, des situations de travaux, des devis ou des OS travaux.<\/li>\n<li>L\u2019\u00e9dition de bordereaux de diffusion de documents.<\/li>\n<li>La visualisation des fichiers sur la plateforme, notamment lorsqu\u2019il s\u2019agit de formats propri\u00e9taires (type plans DWG).<\/li>\n<\/ul>\n<p>\u00a0<\/p>\n<h2><strong>A quel moment utiliser une GED ?\u00a0<\/strong><\/h2>\n<p>La GED peut \u00eatre mise en place au lancement d\u2019un projet. Autrement dit, d\u00e8s qu\u2019il est n\u00e9cessaire de stocker des documents afin de tout centraliser d\u00e8s le d\u00e9but. Certaines ma\u00eetrises d\u2019ouvrages installent une GED bien avant la d\u00e9signation de la ma\u00eetrise d\u2019\u0153uvre. On a surtout besoin d\u2019une GED d\u00e8s que l\u2019on commence \u00e0 envoyer des documents et demander leur approbation. Les utilisateurs principaux sont les ma\u00eetres d\u2019\u0153uvres (ou les entreprises g\u00e9n\u00e9rales si le chantier est en EG) qui pilotent leur projet gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019outil.<\/p>\n<h2>\u00a0<\/h2>\n<h2><strong>Sur quel type de projet utiliser une GED ?\u00a0<\/strong><\/h2>\n<p>En g\u00e9n\u00e9ral, la GED \u00e9tait utilis\u00e9e sur des projets d\u2019envergure mais cette tendance semble aujourd\u2019hui \u00e9voluer. Jusqu\u2019ici, elles n\u2019\u00e9taient adopt\u00e9es que sur des grands chantiers d\u2019infrastructure, d\u2019immobilier d\u2019entreprise\u2026 un peu moins sur des chantiers de logements collectifs et tr\u00e8s peu sur de la maison individuelle.<\/p>\n<p>Plus il y a d\u2019intervenants, plus le projet est complexe, plus il est justifi\u00e9 d\u2019investir dans une GED.<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<h2><strong>Comment faire sans GED ?<\/strong><\/h2>\n<p><strong>Email : <\/strong>les documents sont classiquement \u00e9chang\u00e9s par email.<\/p>\n<p>Mais cette pratique pr\u00e9sente plusieurs inconv\u00e9nients. Par exemple : les entreprises ex\u00e9cutent les travaux sans avoir le dernier indice de plan, le projet prend du retard en attendant\u00a0\u00e9ternellement un visa\u2026 Quelles en sont les causes ? Elles sont nombreuses : oublier de mettre certaines personnes dans la boucle des mails, des pi\u00e8ces sont trop lourdes pour certaines bo\u00eetes email, des mails qui passent en SPAM,etc etc.<\/p>\n<p><strong>Les outils cloud g\u00e9n\u00e9ralistes<\/strong> comme Dropbox, Google Drive, Microsoft Onedrive\u2026<\/p>\n<p>Avantages : Ils sont presque gratuits. Attention pour autant \u00e0 ne pas oublier la c\u00e9l\u00e8bre formule :\u00a0 \u201csi c\u2019est gratuit, c\u2019est que vous \u00eates le produit\u201d. Ils sont tr\u00e8s simples d\u2019usage et de param\u00e9trage. Toutefois, derri\u00e8re cette facilit\u00e9 se cache un manque de ma\u00eetrise, si bien que les\u00a0autres intervenants du projet peuvent supprimer des documents, les d\u00e9placer, les remplacer\u2026Autre inconv\u00e9nient et non des moindres, les plans \u00e9tant des documents lourds avec beaucoup de vecteurs graphiques (exemple calepinages, hachures\u2026), ces sites peuvent rencontrer des difficult\u00e9s \u00e0 les afficher.\u00a0 A savoir :\u00a0 certains sites stockent les donn\u00e9es sur des serveurs aux \u00c9tats-Unis et non en Europe.<\/p>\n<p><strong>Papier : <\/strong>Les armoires \u00e0 plans qui font le tour des baraques de chantier ne sont pas encore un lointain souvenir. On imprime encore beaucoup dans le BTP. Les bennes regorgent de plans et documents jamais ouverts, ces derniers \u00e9tant r\u00e9guli\u00e8rement mis-\u00e0-jour et donc rapidement obsol\u00e8tes.<\/p>\n<p><strong>Serveurs types FTP : <\/strong>Installer un serveur de type FTP (ou encore un NAS)\u00a0 est une des solutions les moins co\u00fbteuses, comprenant toutefois des frais cach\u00e9s, comme le temps de mise en place, les \u00e9ventuelles maintenances. Il existe \u00e9galement plusieurs d\u00e9sagr\u00e9ments \u00e0 ce type de serveurs : l\u2019installation n\u2019est pas \u00e0 la port\u00e9e de tous, il peut y avoir des failles de s\u00e9curit\u00e9, les entreprises n\u2019ont pas toujours envie d\u2019ouvrir un acc\u00e8s FTP interne aux entreprises ext\u00e9rieures. Enfin, son inconv\u00e9nient majeur reste son poids : la lourdeur de son usage au quotidien.<\/p>\n<p><strong>Construire sa propre GED interne : <\/strong>c\u2019est le choix qui a notamment \u00e9t\u00e9 fait par Bouygues Construction et d\u2019autres majors du BTP avec des outils internes comme eDoc&#8230;etc<br \/>Faire ses propres outils a l\u2019avantage d\u2019\u00eatre personnalisable \u00e0 souhait, mais c\u2019est souvent long et co\u00fbteux si on prend en compte la phase de conception et maintenance du syst\u00e8me.<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<h2><strong>Inconv\u00e9nients d\u2019une GED :\u00a0<\/strong><\/h2>\n<p><strong>L\u2019adoption et la conduite du changement :\u00a0<\/strong>M\u00eame s\u2019il est vrai que les GED existent depuis tr\u00e8s longtemps maintenant, les mettre en place revient \u00e0 \u201cstructurer\u201d son projet. Il faut \u00e9dicter des r\u00e8gles, organiser les choses, avoir un process, expliquer et former au process&#8230; Pour le bon d\u00e9roulement du projet, l\u2019adh\u00e9sion des collaborateurs au process est primordiale. Or, ces nouvelles pratiques peuvent \u00eatre v\u00e9cues comme une contrainte, et cela peut cr\u00e9er des r\u00e9sistances.<\/p>\n<p>Les r\u00e9fractaires de la GED lui reprochent, d\u2019une part, sa complexit\u00e9. En effet, certaines GED sont parfois loin d\u2019\u00eatre intuitives avec une interface inesth\u00e9tique, rappelant Windows 95. D\u2019autre part, et c\u2019est en ce point que r\u00e9sident les principales sources de crispations, c\u2019est la mise en place m\u00eame d\u2019un process qui est d\u00e9nonc\u00e9e.\u00a0 Ainsi, au-del\u00e0 de sa complexit\u00e9, c\u2019est la m\u00e9thodologie plus que l\u2019outil dont r\u00e9sulte les points d\u2019achoppement \u00e0 l\u2019adoption d\u2019une GED.<\/p>\n<p><strong>Le param\u00e9trage long et complexe :<\/strong> d\u00e8s le d\u00e9but du projet, il convient de d\u00e9finir toutes les r\u00e8gles des workflow (qui valide quoi et quand). Un proc\u00e9d\u00e9 pouvant donc se r\u00e9v\u00e9ler laborieux.<\/p>\n<p><strong>Les notifications \u00e0 outrance :<\/strong> les syst\u00e8mes de notification email des GED assomment tous les utilisateurs d\u2019emails. Les notifications m\u00e9riteraient d\u2019\u00eatre retravaill\u00e9es par les \u00e9diteurs de GED. En effet, les utilisateurs re\u00e7oivent des notifications pour chaque document, indice, visa&#8230; rendant les informations cl\u00e9s illisibles. Le param\u00e9trage des notifications se restreint \u00e0 les d\u00e9sactiver ou les conserver sans aucune hi\u00e9rarchie dans leur communication.\u00a0 C\u2019est pourquoi les utilisateurs, dans leur quasi-totalit\u00e9, mettent en place des r\u00e8gles de tri de mails afin que les emails du fournisseur de GED aillent directement dans un dossier d\u2019archives.<\/p>\n<p><strong>Le manque de mobilit\u00e9 :<\/strong> Les GED ne vont pas sur le terrain, elles ne sont pas mobiles et ne fonctionnent pas lorsqu\u2019il n\u2019y a pas de r\u00e9seau. Certes, un acc\u00e8s mobile via le site web est possible mais sans permettre un travail correct avec les contraintes du chantier.<\/p>\n<p><strong>Le suivi : <\/strong>Malgr\u00e9 un principe louable, dans la pratique, le fonctionnement de la GED reste soumis \u00e0 des imp\u00e9ratifs tels que le bon d\u00e9p\u00f4t de documents par les entreprises ou l\u2019ajout des bonnes r\u00e9f\u00e9rences. Cela demande des efforts aux utilisateurs, qui doivent faire preuve de rigueur dans leur suivi. Parfois, on retrouve des managers de la documentation (sp\u00e9cialistes GED, document contr\u00f4ler&#8230; ) dont le r\u00f4le est de mettre en place l\u2019arborescence de documents, la nomenclature, les workflow\u2026 mais aussi de s\u2019assurer du respect de ces r\u00e8gles.<\/p>\n<h2><strong>Combien co\u00fbtent les GED ?<\/strong><\/h2>\n<p>Le prix d\u2019une GED est variable. Les mod\u00e8les \u00e9conomiques diff\u00e8rent drastiquement selon le type de projet :<\/p>\n<p>Pour un projet ou en contrat entreprise :<\/p>\n<ul>\n<li>Prix forfaitaire au m2 (surface) ou au montant de travaux<\/li>\n<li>Prix par licence utilisateur<\/li>\n<li>Prix au stockage\u2026<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ou encore selon la taille du projet :<\/p>\n<ul>\n<li>Pour les projets ne demandant que des fonctions purement basiques, on parle de 350 euros\/mois\/projet.<\/li>\n<li>Pour des projets de grandes envergures, n\u00e9cessitant des interfaces complexes avec des fonctions particuli\u00e8rement pouss\u00e9es, incluant les volets de gestion financi\u00e8re, de maquette num\u00e9rique ou un sp\u00e9cialiste GED \u2026 les prix peuvent grimper de 1000 \u00e0 1500 euros\/mois\/projet.<\/li>\n<\/ul>\n<p>\u00a0<\/p>\n<p>\u00a0<\/p>\n<ul>\n<li>\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Comment assurer le suivi de son chantier sur une GED ?<\/strong><\/h2>\n<p>Suivant un sc\u00e9nario assez classique : les \u00e9tudes prennent du retard et les plans ne sont pas d\u00e9pos\u00e9s \u00e0 l\u2019heure sur la plateforme. Il faut donc envoyer des rappels \u00e0 plusieurs reprises. Une fois cette \u00e9tape franchie, les validations de documents peuvent, \u00e0 leur tour, co\u00fbter un temps pr\u00e9cieux au projet. Si le valideur ne se rend plus sur la plateforme, il faudra l\u2019inviter \u00e0 valider rapidement. Les commandes seront donc souvent lanc\u00e9es tardivement en demandant au fournisseur de compresser le d\u00e9lai de fabrication, n&#8217;emp\u00eachant pas que les livraisons aient fr\u00e9quemment du retard, ce qui pourra \u00eatre r\u00e9cup\u00e9r\u00e9 sur les temps de pose.<\/p>\n<p>Ainsi, les \u00e9tudes ont des cons\u00e9quences durant tout le projet, et quand elles sont mal g\u00e9r\u00e9es ou peu encadr\u00e9es, cela peut entra\u00eener des reports d\u2019\u00e9ch\u00e9ances \u00e0 long terme.<\/p>\n<p>Bien que le pilotage se fasse sur le planning, les GED contribuent largement \u00e0 la ma\u00eetrise de son projet. On y trouve :<\/p>\n<p><strong>Un tableau de bord :<\/strong> d\u00e8s la page d\u2019accueil, des graphiques indiquent en coup d\u2019\u0153il l\u2019avancement de son projet, avec les d\u00e9p\u00f4ts de documents ou les validations en retard en rouge ; en orange ceux qui vont bient\u00f4t l\u2019\u00eatre\u2026<\/p>\n<p><strong>Tableau de suivi :<\/strong> en g\u00e9n\u00e9ral, il est possible d\u2019exporter un tableau Excel avec la liste de tous les documents et leur \u00e9tat d\u2019avancement (\u00e9tat du d\u00e9p\u00f4t sur la plateforme, \u00e9tat de sa validation, commentaires associ\u00e9s\u2026).<\/p>\n<p><strong>Un pr\u00e9visionnel de plans et de documents : <\/strong>il est demand\u00e9 aux entreprises de fournir une liste pr\u00e9visionnelle des documents qu\u2019elles comptent produire, auxquels peuvent \u00eatre ajout\u00e9es\u00a0des dates pr\u00e9visionnelles sur la GED. Cela permet de piloter plus finement le planning des \u00e9tudes.<\/p>\n<p>Nous esp\u00e9rons que cet article a \u00e9t\u00e9 utile pour votre compr\u00e9hension de l&rsquo;\u00e9cosyst\u00e8me Construction-tech. Si vous avez des <a href=\"https:\/\/www.bulldozair.com\/fr\/demande-de-demo\/\" rel=\"noopener noreferrer\">questions<\/a> sur le sujet, nous y r\u00e9pondrons avec plaisir.<\/p>\n\n\n<div style=\"height:51px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<div style=\"height:100px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Qu\u2019est-ce qu\u2019une GED ? La GED est une plateforme qui permet de centraliser et collaborer autour des documents d\u2019un projet de construction. Elle est aussi appel\u00e9e armoire \u00e0 plan. On y stocke les documents graphiques et pi\u00e8ces \u00e9crites d\u2019un projet. 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