Les gens ont tendance à sous-estimer le temps. Nous avons tendance à avoir trop confiance en nos capacités et à ignorer de plus petits détails qui peuvent nous ralentir, affectant nos vies personnelle et professionnelle. De nombreuses personnes sont souvent frustrées ou fatiguées à cause de leur incapacité à gérer le temps. Sur les lieux de travail, les délais, les sur-budgétisations et les erreurs bêtes mais prenant du temps peuvent être attribués à de mauvaises pratiques de gestion des projets, qui peuvent mener à de désastreuses conséquences.
Pour les firmes de taille moyenne, le temps est la ressource la plus précieuse. Cette taille d’entreprise repose sur sa capacité à avancer plus rapidement que ses concurrents plus petits, tout en offrant la même qualité de produits que les multinationales. Pour atteindre de si bons résultats, les entreprises dans cette situation doivent agir rapidement tout en coordonnant bien les tâches avec les autres zones, et en déléguant certains travaux. Sans une organisation et une planification précises, réaliser ces tâches de façon performante peut devenir un véritable défi.
Cette situation, bien qu’elle soit vraie pour les entreprises moyennes, n’est pas quelque chose à ignorer, et ce quelle que soit la taille de l’entreprise. Dans notre monde compétitif, l’inefficacité n’a pas sa place. Heureusement, il existe de nombreuses options pratiques pour faire face à ce défi.
Cela peut être d’utiliser des outils numériques comme BulldozAIR, une plateforme de gestion de projet pour la construction et l’entretien, afin de vous aider à garder des données organisées, à déléguer sans efforts, à mettre en place des dates butoir et à coordonner des projets en quelques secondes. Les outils numériques sont une excellente option si vous comprenez déjà ce qu’est la gestion de projet et que vous cherchez à économiser du temps, à améliorer votre rendement opérationnel et à réduire le stress accompagnant la planification de grands projets. Cependant, que vous utilisiez des outils numériques ou non, vous pouvez avoir une bonne gestion de projet en suivant ces cinq étapes simples :
1. Décrivez tous vos objectifs
Définir vos objectifs avec de nombreux détails vous permettra d’estimer le temps et les ressources nécessaires pour terminer votre projet. Lorsque vous mettez en place vos objectifs, souvenez-vous d’inclure toutes les personnes participant au projet, car vous pourriez ne pas connaître tous les petits détails. Travaillez avec vos collaborateurs afin de mettre en place des objectifs réalistes et faisables, qui apporteront une réelle valeur à votre projet. Essayez de poser les questions suivantes pour définir vos objectifs :
- Pour qui est ce projet ?
- De quelle façon ce projet va-t-il les aider ?
- Quelles sont les tâches de plus haute / plus basse priorité ?
- Quelles sont les limites ?
Après avoir mis en place un ensemble d’objectifs clairs, souvenez-vous de les organiser par priorité afin d’éviter de vous concentrer sur les tâches de valeur plus basse. Assurez-vous que chaque article de votre liste soit « S.M.A.R.T. » soit Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent et Rapide.
2. Faites une liste de tous vos livrables
Créez une liste de tous les livrables de votre projet. Définissez de quelle façon ces tâches seront accomplies, estimez les ressources nécessaires et qui sera en charge de chaque livrable. Enfin, mettez en place une date estimée pour la terminer, afin de mieux comprendre la chronologie de votre projet. Créer une liste de livrables vous donnera des marqueurs visibles sur la progression de votre projet.
3. Créez un calendrier détaillé pour votre projet
Combien de temps prendra chaque objectif ou livrable ? Combien de personnes seront nécessaires pour chaque tâche ? Quelles ressources occuperont-elles ? Vous devez prendre en compte de façon très soigneuse tous les détails mineurs inclus dans votre projet afin d’établir des dates butoir raisonnables. Une fois toutes ces informations sur la table, vous pourrez organiser votre travail de façon rapide et productive.
Une méthode fréquemment utilisée pour planifier efficacement les tâches est la « CPM », ou Méthode de Chemin Critique. Vous trouverez ici un tutoriel afin d’utiliser Microsoft Project pour établir votre chemin critique et planifier vos tâches.
Enfin, si vous vous sentez dépassé par les grandes tâches ou objectifs, essayez de les séparer en responsabilités plus petites et gérables. Ensuite, mettre en place des indicateurs vous permettra d’observer le progrès de chaque grande tâche sans l’impression d’obligations sans fin.
Pour résumer, afin de bien planifier vos tâches, souvenez-vous toujours de ces étapes :
- Définissez vos ressources de façon réaliste : nombre d’heures de travail, nombre de collaborateurs, outils nécessaires, etc.
- Mettez en place des dates de livraison précises : n’oubliez pas de prendre en considération l’allocation de ressources comme les machines et véhicules
- Mettez en place des marqueurs de progrès significatifs : chaque indicateur déterminera la phase de votre projet et vous permettra d’observer sa progression
4. N’oubliez jamais de documenter
Peu importe votre efficacité à planifier votre projet, il y a toujours des incidents inattendus qui demandent des changements. Pour cette raison, il est vital de documenter chaque étape du processus et d’éviter les erreurs potentielles qui pourraient découler d’un changement. Enregistrez les dates butoir, les plannings de travail ou encore la progression de votre projet afin de créer des représentations visuelles de cette information.
Une façon efficace de document votre projet est d’utiliser les chartes de projet, apprenez à créer la vôtre ici. Une autre pratique efficace est l’utilisation d’outils numériques comme BulldozAIR, une plateforme de gestion de projet pour la construction et l’entretien, qui vous permet de suivre et d’enregistrer un grand nombre de données concernant vos projets.
De plus, assurez-vous de bien partager ces données avec votre équipe de collaborateurs et de partenaires impliqués dans le projet, car les silos d’informations ne sont jamais pratiques. Toutes les personnes doivent bien comprendre ce qui se passe sur le site à tout moment, puisque le manque d’un flux d’informations continu peut abaisser les niveaux de productivité. BulldozAIR vous aide également pour cela : invitez simplement des collaborateurs à vos projets et partagez toutes les informations de vos projets en quelques clics.
5. Exécuter votre plan
Lorsque vous effectuez votre plan, vous devez toujours viser le respect du planning que vous avez mis en place. Cependant, parfois, les changements sont inévitables. N’oubliez pas d’être réaliste au sujet de vos objectifs et d’être flexible si nécessaire, afin d’éviter des dates butoir déraisonnables pour vos collaborateurs.
Il est impératif de conserver une équipe motivée, du premier au dernier jour du projet. Sans une équipe motivée, votre productivité sera abaissée, et le potentiel de délais et d’erreurs augmentera de façon considérable. Un bon conseil pour garder tout le monde motivé et sur le bon chemin de votre plan est de créer des listes. Cet outil efficace rendra les progrès tangibles et permettra à tout le monde de voir l’évolution de son travail.
De plus, gardez toujours un œil sur votre plan initial. Ce document offrira des signaux d’alerte précoces de détection des délais ou des incohérences de votre projet, et vous permettra de résorber les problèmes avant qu’il ne soit trop tard.
Pour finir, ne baissez jamais les bras. Parfois, les grands projets peuvent apporter stress et anxiété. Cependant, une bonne planification atténuera cette situation et vous offrira les bons outils pour finaliser vos projets avec des résultats positifs. Soyez positif et ayez confiance en votre plan.
La gestion de projet est un outil pratique pour de nombreux professionnels, cependant c’est un défi pour de nombreuses personnes. Nous espérons que ces cinq étapes vous auront offert une meilleure idée de ce qui doit être fait afin d’organiser votre projet de façon efficace, et d’obtenir d’excellents résultats sans souffrir de délais ni dépasser les budgets.
