Qu’est-ce qu’une GED ?
La GED est une plateforme qui permet de centraliser et collaborer autour des documents d’un projet de construction. Elle est aussi appelée armoire à plan.
On y stocke les documents graphiques et pièces écrites d’un projet.
Par exemple, parmi les documents graphiques d’un projet, on retrouve:
- Les plans,
- Les photos
- Et les schémas.
S’agissant des pièces écrites :
- Pièces marché PC, CCTP,…
- Fiches techniques,
- Marchés, devis et contrats,
- Et éventuellement courriers et échanges emails.
Que permet de faire une GED ?
Au-delà du stockage des documents, une GED permet également de collaborer et co-piloter l’avancement des validations des documents de son projet.
Dans les fonctionnalités basiques des GED, et sans faire l’inventaire de toutes les fonctions existantes, on retrouve souvent :
- Le versioning : permet de gérer les différents indices des documents. A chaque modification d’un plan, l’indice monte d’un cran (Ex: on passe de l’indice A à B) et la GED garde l’historique des anciens indices.
- Les validations : les différents interlocuteurs sont notifiés de l’arrivée d’un document sur la GED et doivent les consulter ou encore les valider selon leur rôle dans l’organigramme du projet. Ils peuvent également les commenter s’ils ont des remarques et apposent un statut sur le document.
- Les visas : les GED ont souvent des statuts que l’on peut donner aux documents lors de leur étude pour approbation :
- BPE: Bon Pour Exécution
- VSO: Validé Sans Observations
- VAO: Validé Avec Observation
- VAOB: Validé avec Observation Bloquante
- REF: Refusé
- Les workflows de validation et de diffusion : les GED les plus avancées comportent un ordre de validation des documents appelé workflow. Il permet de dire :
- Qui valide quel type de document
- Dans quel ordre les valideurs valident
- S’il y a des valideurs dont le visa est obligatoire ou optionnel
Fonctionnalités plus avancées des GED :
Chaque éditeur a la possibilité de proposer sa propre fonctionnalité, telle que des annuaires ou des messageries internes. Finalement, la valeur réelle ou l’usage effectif de ces fonctionnalités par les utilisateurs peuvent être questionnés.
Parmi les fonctions les plus avancées :
- Les viewers de maquette numérique (viewer BIM) qui permettent de visualiser les fichiers (par exemple au format Revit ou IFC).
- La gestion des fiches modificatives, des situations de travaux, des devis ou des OS travaux.
- L’édition de bordereaux de diffusion de documents.
- La visualisation des fichiers sur la plateforme, notamment lorsqu’il s’agit de formats propriétaires (type plans DWG).
A quel moment utiliser une GED ?
La GED peut être mise en place au lancement d’un projet. Autrement dit, dès qu’il est nécessaire de stocker des documents afin de tout centraliser dès le début. Certaines maîtrises d’ouvrages installent une GED bien avant la désignation de la maîtrise d’œuvre. On a surtout besoin d’une GED dès que l’on commence à envoyer des documents et demander leur approbation. Les utilisateurs principaux sont les maîtres d’œuvres (ou les entreprises générales si le chantier est en EG) qui pilotent leur projet grâce à l’outil.
Sur quel type de projet utiliser une GED ?
En général, la GED était utilisée sur des projets d’envergure mais cette tendance semble aujourd’hui évoluer. Jusqu’ici, elles n’étaient adoptées que sur des grands chantiers d’infrastructure, d’immobilier d’entreprise… un peu moins sur des chantiers de logements collectifs et très peu sur de la maison individuelle.
Plus il y a d’intervenants, plus le projet est complexe, plus il est justifié d’investir dans une GED.
Comment faire sans GED ?
Email : les documents sont classiquement échangés par email.
Mais cette pratique présente plusieurs inconvénients. Par exemple : les entreprises exécutent les travaux sans avoir le dernier indice de plan, le projet prend du retard en attendant éternellement un visa… Quelles en sont les causes ? Elles sont nombreuses : oublier de mettre certaines personnes dans la boucle des mails, des pièces sont trop lourdes pour certaines boîtes email, des mails qui passent en SPAM,etc etc.
Les outils cloud généralistes comme Dropbox, Google Drive, Microsoft Onedrive…
Avantages : Ils sont presque gratuits. Attention pour autant à ne pas oublier la célèbre formule : “si c’est gratuit, c’est que vous êtes le produit”. Ils sont très simples d’usage et de paramétrage. Toutefois, derrière cette facilité se cache un manque de maîtrise, si bien que les autres intervenants du projet peuvent supprimer des documents, les déplacer, les remplacer…Autre inconvénient et non des moindres, les plans étant des documents lourds avec beaucoup de vecteurs graphiques (exemple calepinages, hachures…), ces sites peuvent rencontrer des difficultés à les afficher. A savoir : certains sites stockent les données sur des serveurs aux États-Unis et non en Europe.
Papier : Les armoires à plans qui font le tour des baraques de chantier ne sont pas encore un lointain souvenir. On imprime encore beaucoup dans le BTP. Les bennes regorgent de plans et documents jamais ouverts, ces derniers étant régulièrement mis-à-jour et donc rapidement obsolètes.
Serveurs types FTP : Installer un serveur de type FTP (ou encore un NAS) est une des solutions les moins coûteuses, comprenant toutefois des frais cachés, comme le temps de mise en place, les éventuelles maintenances. Il existe également plusieurs désagréments à ce type de serveurs : l’installation n’est pas à la portée de tous, il peut y avoir des failles de sécurité, les entreprises n’ont pas toujours envie d’ouvrir un accès FTP interne aux entreprises extérieures. Enfin, son inconvénient majeur reste son poids : la lourdeur de son usage au quotidien.
Construire sa propre GED interne : c’est le choix qui a notamment été fait par Bouygues Construction et d’autres majors du BTP avec des outils internes comme eDoc…etc
Faire ses propres outils a l’avantage d’être personnalisable à souhait, mais c’est souvent long et coûteux si on prend en compte la phase de conception et maintenance du système.
Inconvénients d’une GED :
L’adoption et la conduite du changement : Même s’il est vrai que les GED existent depuis très longtemps maintenant, les mettre en place revient à “structurer” son projet. Il faut édicter des règles, organiser les choses, avoir un process, expliquer et former au process… Pour le bon déroulement du projet, l’adhésion des collaborateurs au process est primordiale. Or, ces nouvelles pratiques peuvent être vécues comme une contrainte, et cela peut créer des résistances.
Les réfractaires de la GED lui reprochent, d’une part, sa complexité. En effet, certaines GED sont parfois loin d’être intuitives avec une interface inesthétique, rappelant Windows 95. D’autre part, et c’est en ce point que résident les principales sources de crispations, c’est la mise en place même d’un process qui est dénoncée. Ainsi, au-delà de sa complexité, c’est la méthodologie plus que l’outil dont résulte les points d’achoppement à l’adoption d’une GED.
Le paramétrage long et complexe : dès le début du projet, il convient de définir toutes les règles des workflow (qui valide quoi et quand). Un procédé pouvant donc se révéler laborieux.
Les notifications à outrance : les systèmes de notification email des GED assomment tous les utilisateurs d’emails. Les notifications mériteraient d’être retravaillées par les éditeurs de GED. En effet, les utilisateurs reçoivent des notifications pour chaque document, indice, visa… rendant les informations clés illisibles. Le paramétrage des notifications se restreint à les désactiver ou les conserver sans aucune hiérarchie dans leur communication. C’est pourquoi les utilisateurs, dans leur quasi-totalité, mettent en place des règles de tri de mails afin que les emails du fournisseur de GED aillent directement dans un dossier d’archives.
Le manque de mobilité : Les GED ne vont pas sur le terrain, elles ne sont pas mobiles et ne fonctionnent pas lorsqu’il n’y a pas de réseau. Certes, un accès mobile via le site web est possible mais sans permettre un travail correct avec les contraintes du chantier.
Le suivi : Malgré un principe louable, dans la pratique, le fonctionnement de la GED reste soumis à des impératifs tels que le bon dépôt de documents par les entreprises ou l’ajout des bonnes références. Cela demande des efforts aux utilisateurs, qui doivent faire preuve de rigueur dans leur suivi. Parfois, on retrouve des managers de la documentation (spécialistes GED, document contrôler… ) dont le rôle est de mettre en place l’arborescence de documents, la nomenclature, les workflow… mais aussi de s’assurer du respect de ces règles.
Combien coûtent les GED ?
Le prix d’une GED est variable. Les modèles économiques diffèrent drastiquement selon le type de projet :
Pour un projet ou en contrat entreprise :
- Prix forfaitaire au m2 (surface) ou au montant de travaux
- Prix par licence utilisateur
- Prix au stockage…
Ou encore selon la taille du projet :
- Pour les projets ne demandant que des fonctions purement basiques, on parle de 350 euros/mois/projet.
- Pour des projets de grandes envergures, nécessitant des interfaces complexes avec des fonctions particulièrement poussées, incluant les volets de gestion financière, de maquette numérique ou un spécialiste GED … les prix peuvent grimper de 1000 à 1500 euros/mois/projet.
Comment assurer le suivi de son chantier sur une GED ?
Suivant un scénario assez classique : les études prennent du retard et les plans ne sont pas déposés à l’heure sur la plateforme. Il faut donc envoyer des rappels à plusieurs reprises. Une fois cette étape franchie, les validations de documents peuvent, à leur tour, coûter un temps précieux au projet. Si le valideur ne se rend plus sur la plateforme, il faudra l’inviter à valider rapidement. Les commandes seront donc souvent lancées tardivement en demandant au fournisseur de compresser le délai de fabrication, n’empêchant pas que les livraisons aient fréquemment du retard, ce qui pourra être récupéré sur les temps de pose.
Ainsi, les études ont des conséquences durant tout le projet, et quand elles sont mal gérées ou peu encadrées, cela peut entraîner des reports d’échéances à long terme.
Bien que le pilotage se fasse sur le planning, les GED contribuent largement à la maîtrise de son projet. On y trouve :
Un tableau de bord : dès la page d’accueil, des graphiques indiquent en coup d’œil l’avancement de son projet, avec les dépôts de documents ou les validations en retard en rouge ; en orange ceux qui vont bientôt l’être…
Tableau de suivi : en général, il est possible d’exporter un tableau Excel avec la liste de tous les documents et leur état d’avancement (état du dépôt sur la plateforme, état de sa validation, commentaires associés…).
Un prévisionnel de plans et de documents : il est demandé aux entreprises de fournir une liste prévisionnelle des documents qu’elles comptent produire, auxquels peuvent être ajoutées des dates prévisionnelles sur la GED. Cela permet de piloter plus finement le planning des études.
Nous espérons que cet article a été utile pour votre compréhension de l’écosystème Construction-tech. Si vous avez des questions sur le sujet, nous y répondrons avec plaisir.
