{"id":2857,"date":"2017-05-09T00:00:00","date_gmt":"2017-05-08T22:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.new.bulldozair.com\/reunion-eficaz-productividad"},"modified":"2017-05-09T00:00:00","modified_gmt":"2017-05-08T22:00:00","slug":"reunion-eficaz-productividad","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.bulldozair.com\/es\/reunion-eficaz-productividad","title":{"rendered":"19 reglas para hacer reuniones dignas de tu tiempo"},"content":{"rendered":"<p><span class=\"dropcap\">T<\/span>odos han presenciado o asistido a una reuni\u00f3n en alg\u00fan punto de sus vidas. Las reuniones son grandes herramientas de comunicaci\u00f3n y planeamiento; sin embargo, <strong>pueden ser consideradas aburridas y poco productivas para muchos empleados<\/strong> ya que se las toma por error como procedimientos largos y aburridos. Percibirlas de esta manera es un error, ya que son grandes fuentes de informaci\u00f3n para la compa\u00f1\u00eda y la industria.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-26766\" src=\"http:\/\/blog.bulldozair.com\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2020\/09\/man-on-field.jpg\" alt=\"\" width=\"800\" height=\"533\" \/><\/p>\n<p>Se supone que las reuniones deben ser inspiradoras y energ\u00e9ticas, ya que permiten la cooperaci\u00f3n entre compa\u00f1eros de trabajo. <strong>Son una gran manera de solucionar problemas y de inyectar dinamismo en los grupos de trabajo<\/strong> ya que ayudan a todos a tomar conciencia del trabajo que los dem\u00e1s est\u00e1n realizando, seguir su progreso y, por tanto, tener una mejor comprensi\u00f3n acerca de c\u00f3mo funciona la compa\u00f1\u00eda y su estado actual en el mercado.<\/p>\n<p>Planear y llevar a cabo reuniones efectivas son habilidades en las que todo negocio deber\u00eda trabajar constantemente y la raz\u00f3n por la cual los empleados siempre deben apuntar a mejorar su habilidad para realizarlas. Por ello, en los siguientes p\u00e1rrafos, proveeremos informaci\u00f3n \u00fatil acerca de c\u00f3mo planear reuniones interesantes y excitantes que mantengan a las personas comprometidas y se involucren en la conversaci\u00f3n.<\/p>\n<h3>Parte uno: tras bambalinas<\/h3>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-26767\" src=\"http:\/\/blog.bulldozair.com\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2020\/09\/man-behind-curtain.jpg\" alt=\"\" width=\"800\" height=\"565\" \/><\/p>\n<p>Un error com\u00fan de las reuniones \u201caburridas\u201d es la <a href=\"https:\/\/www.bdc.ca\/en\/articles-tools\/entrepreneurial-skills\/be-effective-leader\/pages\/12-best-practices-successful-business-meetings.aspx\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">falta de direcci\u00f3n <\/a>. <strong>Las reuniones siempre deben servir a un prop\u00f3sito<\/strong> dado que la falta del mismo puede hacer que hasta la informaci\u00f3n m\u00e1s relevante parezca sin sentido. <strong>Si las personas no entiende por qu\u00e9 est\u00e1n reunidas, probablemente no se involucren en la discusi\u00f3n<\/strong>, transformando la reuni\u00f3n en un mon\u00f3logo y reduciendo el inter\u00e9s de los asistentes.<\/p>\n<p>Dependiendo de sus objetivos existen 3 tipos principales de reuniones y, si bien puede que haya m\u00e1s, las siguientes son las categor\u00edas m\u00e1s comunes y amplias:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Reuniones operativas:<\/strong> este tipo de reuni\u00f3n tiene por objetivo la discusi\u00f3n de problemas actuales de tipo urgente causados por acciones o procesos del negocio, adem\u00e1s de buscar la mejor soluci\u00f3n para ellos.<\/li>\n<li><strong>Reuniones de construcci\u00f3n del negocio:<\/strong> como su nombre lo indica, este tipo de reuni\u00f3n se concentra en mejorar o expandir las capacidades y potenciales dentro del negocio.<\/li>\n<li><strong>Reuniones estrat\u00e9gicas:<\/strong> tienen por objetivo la creaci\u00f3n o reevaluaci\u00f3n de la estrategia del negocio para poder mejorar los resultados a largo plazo.<\/li>\n<\/ul>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-26768\" src=\"http:\/\/blog.bulldozair.com\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2020\/09\/meeting-bw.jpg\" alt=\"\" width=\"800\" height=\"528\" \/><\/p>\n<p><strong>Es vital identificar los objetivos de cada reuni\u00f3n<\/strong> para poder crear el enfoque m\u00e1s efectivo para cada una. <strong>Categorizar las reuniones dependiendo de sus objetivos te ayudar\u00e1 a lograr mejores resultados ya que tendr\u00e1s un entendimiento s\u00f3lido de qu\u00e9 necesita ser logrado<\/strong> en cada sesi\u00f3n. Por ejemplo, las reuniones operativas necesitan ser cortas y relevantes a los problemas que planeas discutir, ya que com\u00fanmente tratan de problemas actuales que necesitan ser resueltos en el futuro cercano. Por otra parte, las reuniones estrat\u00e9gicas tienden a ser m\u00e1s largas y m\u00e1s abiertas a debate ya que est\u00e1n enfocadas en desarrollar planes a largo plazo que tienden a ser m\u00e1s amplios y abiertos a discusi\u00f3n. Como podemos ver, <strong>categorizar tus reuniones te ahorrar\u00e1 tiempo a ti y al resto de los asistentes mediante el establecimiento de gu\u00edas claras para cada categor\u00eda, permiti\u00e9ndote entender mejor las expectativas de cada una.<\/strong><\/p>\n<p>Ahora que sabes tus objetivos y has definido el tipo de reuni\u00f3n que deseas llevar a cargo es tiempo de que comiences a prepararla.<\/p>\n<h3>Parte dos: preparando tu escenario<\/h3>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-26769\" src=\"http:\/\/blog.bulldozair.com\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2020\/09\/orchestra-stage.jpeg\" alt=\"\" width=\"800\" height=\"534\" \/><\/p>\n<p><strong>Las reuniones ideales siempre son r\u00e1pidas, claras y van directo al grano<\/strong>; sin embargo, esto no siempre se asemeja a una realidad donde muchos de nosotros hemos experimentado reuniones que duran horas, si no toda la tarde. Entonces, \u00bfpor qu\u00e9 sucede esto?<\/p>\n<p>Las reuniones no son eventos espont\u00e1neos o improvisados. Para poder lograr buenos resultados, <strong>es necesario planear apropiadamente todos los temas que necesitan ser discutidos y dar al grupo las herramientas necesarias para llevar a cabo la reuni\u00f3n sin contratiempos.<\/strong> Llegar a una reuni\u00f3n sin estar preparado no s\u00f3lo retrasa todo el proceso, sino que tambi\u00e9n puede causar confusi\u00f3n y errores, ya que las personas pueden malinterpretar conversaciones o no dar informaci\u00f3n importante que puede beneficiar el desarrollo de la reuni\u00f3n. Para poder evitar estas situaciones y preparar tu reuni\u00f3n correctamente, puedes seguir los pr\u00f3ximos cinco pasos.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-26770\" src=\"http:\/\/blog.bulldozair.com\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2020\/09\/person-working.jpeg\" alt=\"\" width=\"800\" height=\"533\" \/><\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><strong>Delimita tus temas<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Es crucial para cualquier reuni\u00f3n poder realizar una lista detallada de los \u00edtems que deben ser discutidos durante la misma. Aun as\u00ed, tambi\u00e9n es importante colocar l\u00edmites para cada uno de tus temas. Recuerda que no todos los aspectos de todo temas en tu lista necesita ser discutido, as\u00ed que evita \u00edtems que no necesitan del aporte de los dem\u00e1s, ya que esto \u00fanicamente utilizar\u00e1 tiempo importante de tu reuni\u00f3n.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><strong>Organiza tu informaci\u00f3n<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Desafortunadamente, realizar una lista de \u00edtems a discutir no es suficiente para ser excelente en las reuniones. Tambi\u00e9n se necesita organizar o categorizar apropiadamente la informaci\u00f3n para poder asegurar un buen flujo de informaci\u00f3n adem\u00e1s de transiciones naturales entre temas.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><strong>Pon un l\u00edmite de tiempo<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Como mencionamos anteriormente, cada categor\u00eda de reuni\u00f3n tiene una din\u00e1mica distinta, as\u00ed que ten en mente qu\u00e9 tipo de reuni\u00f3n realizar\u00e1s para poder establecer un l\u00edmite de tiempo apropiado para ella.<br \/>\nSin embargo, recuerda que debes respetar el l\u00edmite de tiempo una vez que lo hayas establecido, ya que excederse puede afectar las obligaciones ajenas y crear inconveniencias entre los presentes.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-26771\" src=\"http:\/\/blog.bulldozair.com\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2020\/09\/time-watch.jpg\" alt=\"\" width=\"800\" height=\"530\" \/><\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><strong>Agr\u00e9galo a la agenda<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Tambi\u00e9n es importante establecer la frecuencia de cada tipo de reuni\u00f3n que planeas realizar. Esto no s\u00f3lo te ayudar\u00e1 a preparar tus pr\u00f3ximas reuniones, sino que tambi\u00e9n definir\u00e1 las fechas l\u00edmite para los proyectos en los que puede que est\u00e9s trabajando, ya que es posible que debas compartir los resultados durante cada reuni\u00f3n.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><strong>Comunica todos los datos relevantes<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Toda esta informaci\u00f3n reunida para la reuni\u00f3n no tiene uso alguno si no se comparte. Preparar una reuni\u00f3n no es un trabajo de una sola persona, y todos los asistentes deben estar involucrados. Puedes realizar esto con facilidad compartiendo pre-lecturas como la lista de temas, el tiempo de inicio y finalizaci\u00f3n, datos del negocio o cualquier otra informaci\u00f3n que consideres relevante a trav\u00e9s de un email o cualquier otra plataforma de comunicaci\u00f3n que puedes estar utilizando.<\/p>\n<p>Finalmente ya tienes todo listo para comenzar tu reuni\u00f3n.<\/p>\n<h3>Parte tres: hora de la funci\u00f3n<\/h3>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-26772\" src=\"http:\/\/blog.bulldozair.com\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2020\/09\/microphone.jpeg\" alt=\"\" width=\"800\" height=\"534\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: right;\">Foto de\u00a0<a class=\"c-link\" href=\"https:\/\/musicoomph.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\" aria-describedby=\"slack-kit-tooltip\">Gavin Whitner<\/a><\/p>\n<p>Ahora que tienes un plan estructurado para tu reuni\u00f3n adem\u00e1s de toda la informaci\u00f3n que puedas llegar a necesitar a tu alcance puedes comenzar con la reuni\u00f3n. Cada equipo de trabajo tiene su propia din\u00e1mica y s\u00f3lo la pr\u00e1ctica te dejar\u00e1 aprender el balance perfecto para tu equipo. Sin embargo, <strong>hay algunas pr\u00e1cticas clave que pueden ayudarte a acelerar el proceso y a mejorar la manera en la que realizas tus reuniones.<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><strong>T\u00f3matelo en serio:<\/strong> las reuniones son parte de tu trabajo y deben ser tomadas tan en serio como el resto de tus obligaciones diarias. Entonces debes llegar a tiempo y mantenerte enfocado en lo que las personas est\u00e1n diciendo.<\/li>\n<li><strong>Modera las conversaciones:<\/strong> si bien puede que hayamos delimitado los temas, es muy f\u00e1cil desviarse a problemas irrelevantes o envolverse en debates largos. Para evitar esto, puedes considerar asignar un \u201cmoderador de reuniones\u201d que llevar\u00e1 las conversaciones y notificar\u00e1 al grupo cuando se han desviado del tema principal o las personas est\u00e1n tardando demasiado tiempo.<\/li>\n<li><strong>Explica palabras clave importante:<\/strong> los negocios est\u00e1n llenos con personas de diferentes trasfondos profesionales y no todos saben o entienden tu lenguaje profesional. Para evitar malos entendidos, simplemente explica cualquier palabra clave que puedas considerar importante.<\/li>\n<li><strong>Ve a la fuente del problema:<\/strong> siempre hay m\u00e1s de un enfoque cuando se solucionan problemas, por ello concentrarse s\u00f3lo en las soluciones puede no ser la mejor idea. En su lugar, intenta identificar la fuente del problema y las necesidades que no est\u00e1n siendo cumplidas. De esta manera, ser\u00e1 mucho m\u00e1s f\u00e1cil encontrar una soluci\u00f3n con la que todos est\u00e9n de acuerdo.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-26773\" src=\"http:\/\/blog.bulldozair.com\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2020\/09\/marketing-man-person-communication.jpg\" alt=\"\" width=\"800\" height=\"533\" \/><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Da tu opini\u00f3n:<\/strong> A veces las personas son t\u00edmidas. Por ello es importante recordar expresar tu preocupaci\u00f3n cuando sientes que algo no est\u00e1 yendo bien. Ten en mente que si te est\u00e1s sintiendo aburrido, hay una buena posibilidad de que los dem\u00e1s tambi\u00e9n lo est\u00e9n.<\/li>\n<li><strong>Haz preguntas:<\/strong> es f\u00e1cil mantenerse en silencio y evitar hablar. Sin embargo, las reuniones est\u00e1n llenas de informaci\u00f3n valiosa, as\u00ed que no te prives de realizar cualquier pregunta que puedas tener.<\/li>\n<li><strong>Planea un sobreflujo:<\/strong> como es usual, el tiempo es un recurso escaso y no todos los temas pueden ser discutidos durante cada reuni\u00f3n. Entonces no intentes api\u00f1ar toda la informaci\u00f3n relevante en los \u00faltimos 10 o 15 minutos de la reuni\u00f3n ya que esto s\u00f3lo crear\u00e1 confusi\u00f3n. En su lugar, establece tiempo para tratar problemas fuera de la reuni\u00f3n cuando son concernientes s\u00f3lo a ciertas personas. Otra opci\u00f3n para enfrentar la falta de tiempo es hacer una \u201creuni\u00f3n r\u00e1pida\u201d que consiste en una reuni\u00f3n informal con 2 o 3 personas en donde s\u00f3lo se discute un tema luego de recibir conocimientos u otra informaci\u00f3n relevante de la reuni\u00f3n previa.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Parte cuatro: ovaci\u00f3n final<\/h3>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-26774\" src=\"http:\/\/blog.bulldozair.com\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2020\/09\/woman-with-open-arms.jpeg\" alt=\"\" width=\"800\" height=\"417\" \/><\/p>\n<p>Tu reuni\u00f3n casi ha terminado. Sin embargo, a\u00fan hay algunos problemas importantes que necesitas abordar para poder tomarla como exitosa. No hay m\u00e1s discusiones acerca de los temas que planeaste en este momento, toda la informaci\u00f3n fue puesta sobre la mesa y luego discutida. Sin embargo, la reuni\u00f3n no ha finalizado. Para poder completar una reuni\u00f3n exitosa, <strong>necesita generar acciones y traer resultados tangibles al negocio<\/strong>. Por ello, nunca debes terminar una reuni\u00f3n sin antes ejecutar los pr\u00f3ximos cuatro pasos:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><strong>Resume responsabilidades<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Es muy f\u00e1cil olvidar o perder informaci\u00f3n en las reuniones ya que est\u00e1s recibiendo cantidades importantes de ella en un corto periodo de tiempo. Por esta raz\u00f3n es esencial resumir los hallazgos y recapitular todas las decisiones tomadas durante la reuni\u00f3n. De esta manera, garantizas que todo lo que has discutido durante este tiempo ha sido escuchado y puedes asegurarte que se tomar\u00e1n acciones.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><strong>Muestra los logros<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Discutir lo que has logrado en tu reuni\u00f3n no s\u00f3lo mejorar\u00e1 el \u00e1nimo del grupo luego de horas de trabajo duro, sino que tambi\u00e9n ayudar\u00e1 a todos a entender, de manera sencilla, por qu\u00e9 esta reuni\u00f3n fue necesaria adem\u00e1s del razonamiento detr\u00e1s de qu\u00e9 es lo que cada persona o \u00e1rea de la compa\u00f1\u00eda considera como exitoso.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-26775\" src=\"http:\/\/blog.bulldozair.com\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2020\/09\/figures-meeting-together-group.jpg\" alt=\"\" width=\"800\" height=\"534\" \/><\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><strong>Reune feedback<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Planear reunions espectaculares no es una ciencia perfecta. Para muchas compa\u00f1\u00edas, encontrar la mejor din\u00e1mica para las reuniones es un proceso de prueba y error. Por lo tanto, reunir feedback acerca de qu\u00e9 fue bien o mal durante la reuni\u00f3n da informaci\u00f3n extremadamente valiosa para la mayor\u00eda de las compa\u00f1\u00edas.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul>\n<li><strong>Monitorea los resultados<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Como mencionamos antes, para poder tomar una reuni\u00f3n como exitosa la misma debe haber incitado acciones que lleven a resultados tangibles. Por ello, es tan importante para directores, supervisores o cualquier persona a cargo de realizar reuniones poder monitorear esta informaci\u00f3n para observar de primera mano si las reuniones est\u00e1n dando resultado. Monitorear los resultados da datos mensurables y cuantificables que pueden compararse a resultados de otras reuniones para encontrar, de manera imparcial, las mejores pr\u00e1cticas para nuestro negocio.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-26776\" src=\"http:\/\/blog.bulldozair.com\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2020\/09\/statistics-results.jpeg\" alt=\"\" width=\"800\" height=\"533\" \/><\/p>\n<p>Planear reuniones exitosas no es una tarea f\u00e1cil. Para muchos de nosotros es un proceso de prueba y error que toma tiempo y pr\u00e1ctica. Sin embargo, con suerte estos pasos te hayan permitido mejorar considerablemente tus habilidades para realizar reuniones inspiradoras.<\/p>\n<p>Las reuniones se tratan m\u00e1s que nada de comunicaci\u00f3n y cooperaci\u00f3n, as\u00ed que recuerda preparar tu reuni\u00f3n correctamente por adelantado, mant\u00e9n una mente curiosa durante ellas, haz preguntas y escucha lo que otros tienen para decir.<\/p>\n<div id=\"gtx-trans\" style=\"position: absolute; left: -2px; top: 6130.31px;\">\n<div class=\"gtx-trans-icon\"><\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Todos han presenciado o asistido a una reuni\u00f3n en alg\u00fan punto de sus vidas. Las reuniones son grandes herramientas de comunicaci\u00f3n y planeamiento; sin embargo, pueden ser consideradas aburridas y poco productivas para muchos empleados ya que se las toma por error como procedimientos largos y aburridos. 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