Las personas tienen una tendencia a desestimar el tiempo. Tendemos a confiarnos de nuestras habilidades e ignoramos detalles más pequeños que pueden enlentecernos, afectando nuestras vidas personales y profesionales. Muchas personas se sienten frustradas o cansadas con frecuencia como resultado de su pobre capacidad para manejar tiempos. En los sitios de trabajo, entregas demoradas, sobrepresupuestos comunes y errores tontos pero que consumen mucho tiempo pueden atribuirse a malas prácticas de dirección de proyecto, las cuales pueden llevar a consecuencias poco deseables.
Para firmas de tamaño medio, el tiempo es el recurso más valioso. Este tamaño de negocios descansa en su habilidad para moverse más rápidamente que competidores más pequeños, entregando la misma calidad de producto que grandes compañías multinacionales. Para alcanzar resultados de estándar tan alto, los negocios en esta franja deben actuar rápidamente mientras se coordinan las tareas apropiadamente con otras áreas y se delega el trabajo correctamente. Sin una organización y planeamiento preciso, realizar estar tareas de forma efectiva puede volverse un verdadero desafío.
Esta situación, si bien es ligeramente más relevante para negocios de tamaño medio, no es algo que una empresa de cualquier tamaño debería sobreestimar. En el mundo competitivo de hoy, no hay lugar para la ineficiencia. Por fortuna, hay muchas opciones útiles para superar este desafío.
Una de ellas es utilizar herramientas digitales como BulldozAIR, una Plataforma de Dirección de Proyectos para Construcción y Mantenimiento, para ayudarte a mantener tus datos organizados, delegar sin esfuerzo, pactar fechas límite y coordinar con otros en cuestión de segundos. Las herramientas digitales son una gran opción si ya entiendes qué es la dirección de proyectos y estás buscando ahorrar tiempo, mejorar tu eficiencia operacional y reducir el estrés que acompaña al planeamiento de grandes proyectos. Sin embargo, uses herramientas digitales o no, puedes alcanzar un manejo de proyectos efectivo siguiendo estos cinco sencillos pasos:
1. Delinea todos tus objetivos
Definir tus objetivos con lujo de detalle te permitirá estimar el tiempo y los recursos necesarios para completar tu proyecto. Cuando tengas que definir tus objetivos, recuerda incluir a todos los que participan en el proyecto, ya que puede que no estés al tanto de cada pequeño detalle del mismo. Trabaja con colaboradores y accionistas para definir objetivos realistas y alcanzables que traerán valor real a tu proyecto. Prueba preguntando las siguientes preguntas cuando definas tus objetivos:
- ¿Para quién es este proyecto?
- ¿Cómo va a beneficiar este Proyecto a esas personas?
- ¿Cuáles son las tareas de mayor prioridad y menor prioridad?
- ¿Cuáles son las limitaciones?
Luego de tener un conjunto claro de objetivos, recuerda organizarlos por prioridad para evitar enfocarse en tareas de menor valor. Asegúrate que cada artículo de tu lista sea “S.M.A.R.T.” o Específico, Mesurable, Alcanzable, Relevante y Oportuno (Specific, Measurable, Attainable, Relevant y Timely por sus siglas en inglés).
2. Haz una lista de todas tus metas
Crea una lista de todas las metas en tu Proyecto. Define cómo se lograrán estas tareas, estima los recursos que serán necesarios y quién estará a cargo de cada meta/entrega. Por último, fija una fecha estimada para completar cada una para entender mejor la línea de tiempo de tu proyecto. Crear una lista de metas te proveerá de marcadores visibles del progreso de tu proyecto.
3. Construye un calendario detallado para tu proyecto
¿Cuánto tomará cada objetivo o meta? ¿Cuántas personas requerirán cada tarea? ¿Qué recursos necesitarán? Necesitas considerar todos los pequeños detalles incluidos en tu proyecto con mucho cuidado para poder establecer fechas límite razonables. Con toda esta información sobre la mesa puedes organizar el trabajo de manera eficiente y ser tan productivo como sea posible.
Un método utilizado con frecuencia para programar tareas eficientemente es el Método de Camino Crítico o “CPM”, por sus siglas en inglés; puedes hallar un tutorial acerca de cómo utilizar Microsoft Project para establecer tu camino crítico y programar tus tareas de manera eficiente aquí.
Por último, si te sientes superado por grandes tareas u objetivos, considera dividirlos en responsabilidades pequeñas y más manejables. Luego, puedes colocar indicadores que pueden permitirte observar el progreso de cada tarea grande sin el estrés de lo que parecen obligaciones sin fin.
En resumen, para poder programar tus tareas con éxito siempre debes tener estos pasos en mente:
- Define tus recursos de forma realista: número de horas de trabajo, número de colaboradores necesarios, herramientas necesarias, etcétera.
- Fija fechas de entrega precisas: no olvides considerar la ubicación de recursos como maquinaria y vehículos también
- Establece marcadores de progreso significativos: cada indicador determinará la fase de tu proyecto y te permitirá observar su progreso
4. Nunca olvides documentar nada
No importa qué tan bien hayas programado tu proyecto, siempre hay incidentes inesperados que pueden demandar cambios. Por esta razón es vital documentar cada paso del proceso y evitar errores potenciales que puedan tener origen en un cambio. Registra fechas límite, cronogramas de trabajo, o el progreso de tu proyecto para crear representaciones visuales de esta información.
Una forma útil de documentar tu proyecto es utilizar actas de proyecto, aprender a construir una aquí. Otra práctica efectiva es utilizar herrramientas digitales como BulldozAIR, una Plataforma de Dirección de Proyectos para Construcción y Mantenimiento, que te permite rastrear y almacenar una gran cantidad de datos de tus proyectos.
Además, te aseguras de compartir todos estos datos con tu equipo de colaboradores y asociados involucrados en el proyecto, ya que los silos de información nunca son de ayuda. Todos deben entender por completo qué es lo que está sucediendo en el sitio en cualquier momento, ya que la falta de un flujo de información continuo puede causar una baja en los niveles de productividad. BulldozAIR también te ayuda en este campo: simplemente invita a colaboradores a tus proyectos y comparte toda la información de tus proyectos con ellos con solo unos pocos clics.
5. Ejecutando tu plan
Cuando estés llevando a cabo tu plan, siempre debes apuntar a atenerte al cronograma que habías planeado. Sin embargo, a veces es inevitable realizar cambios. Recuerda ser realista acerca de tus metas y ser flexible cuando lo necesites, para evitar imponer fechas límite poco razonables a tus colaboradores.
Es imperative mantener a tu equipo motivado desde el primer día del proyecto hasta el último. Sin un equipo motivado tu productividad bajará, y el potencial de demoras o errores aumentará considerablemente. Un gran consejo para mantener a todos motivados y en el camino correcto de tu plan es crear listas de verificación. Esta útil herramienta hará que el progreso sea tangible y les permitirá a todos ver la evolución de su trabajo.
Además, ten en cuenta tu plan inicial siempre. Este documento te proveerá de señales de alerta tempranas respecto de demoras o incoherencias en tu proyecto y te permitirá corregir problemas antes de que sea demasiado tarde.
Finalmente, nunca te rindas. A veces los proyectos grandes pueden generar estrés y ansiedad; sin embargo, un planeamiento apropiado atenuará esta situación y te ofrecerá las herramientas correctas para finalizar tus proyectos con resultados positivos. Sé positivo y confía en tu plan.
La dirección de proyectos es una habilidad útil para muchos profesionales. A pesar de esto, es un desafío para muchas personas. Esperamos que estos cinco pasos te hayan provisto de una mejor comprensión de lo que necesitas hacer para organizar tu proyecto de manera eficiente y obtener excelentes resultados sin sufrir demoras o exceder expectativas de presupuesto.