¿Alguna vez te has despertado, esperando poder completar cosas, para al final del día darte cuenta que pasó el tiempo y no lograste mucho? Todos hemos estado en esta situación en algún punto de nuestras vidas. No es divertido cuando las tareas se apilan una detrás de la otra, causándonos estrés y ansiedad ya que un manejo de tareas pobre puede terminar dañando nuestras vidas profesionales y personales.
Hay muchos enfoques diferentes para incrementar tu productividad, tanto profesional como personalmente. Aquí encontrarás diez hábitos simples que puedes cultivar para poder aprovechar tu día y comenzar a completar todas tus tareas sin sacrificar horas de sueño.
1.Mentalízate correctamente desde el comienzo
Cada mañana tiene un impacto en el desarrollo de tu día, lo que hace que el tiempo de tus mañanas sea crucial para tu productividad. Es muy importante disfrutar tu mañana, de otra manera puede que te sientas desmotivado desde el principio, haciendo que sea mucho más difícil ser productivo más adelante en el día.
Levántate temprano y desayuna tranquilamente, pasa tiempo con tu familia o trabaja en las cosas que amas. Recuerda que es menos probable ser interrumpido con emergencias laborales a las 6 de la mañana, así que disfruta tu tiempo personal, ya que esto tendrá un impacto en los resultados de tu trabajo más adelante en el día.
Finalmente, cuando estés listo para comenzar tu día, recuerda repasar todas las tareas que tienes para el día, priorízalas y comienza a pensar en cómo las lograrás. Esto te dará una ventaja de tiempo ya que ayudará a encarar tus tareas de manera mucho más eficiente.
2. Mantente lejos de tu teléfono
Las personas sobrestiman constantemente el tiempo que pasan con sus teléfonos. Según Deloitte, el norteamericano promedio revisa su teléfono 46 veces por día, lo que se traduce en casi 5 horas por día usando el teléfono. Además, incluso distracciones pequeñas pueden tener un gran impacto en tu productividad, ya que puede tomarte hasta to 25 minutos regresar a tus tareas. Este es tiempo que puedes utilizar para trabajar en otras cosas. Por lo tanto, distanciarte de tu teléfono es crucial si deseas lograr completar las cosas. Aquí hay algunos consejos que puedes seguir para romper el hábito de mirar constantemente a tu teléfono:
- Evita utilizar tu teléfono como alarma, puede que te despierte curiosidad por revisar información irrelevante y desperdicies tu tiempo.
- Cambia la pantalla de tu teléfono a modo de escala de grises (iOS, Android) para que parezca menos atractivo y te ayude a evitar la tentación
- Desactiva las notificaciones para reducir potenciales distracciones
- Considera instalar una aplicación de seguimiento temporal como Moment para iOS o QualityTime para Android. Usar una herramienta así te ayudará a saber exactamente cuánto tiempo estás pasando con tu teléfono y te notificará si lo estás utilizando demasiado
3. Comienza una dieta de medios
Si hay un día donde realmente necesitas ser productivo, puedes considerar comenzar una dieta de medios. En promedio, las personas pasan casi 8 horas de su día consumiendo algún tipo de medios. Estas múltiples distracciones hacen que sea difícil para ti mantenerte enfocado, por lo tanto evitar revisar noticias o redes sociales realmente puede ayudarte a mejorar tu productividad. Recuerda que el mundo no se caerá a pedazos en un día y podrás lograr mucho más.
De todas las distracciones, Internet es uno de los tipos de medios más difíciles de evitar, así que considera utilizar una aplicación como SelfControl o Freedom para bloquear sitios que pueden frenar tu productividad en días donde necesitas completar cosas.
4. Sé organizado
La organización es clave para la productividad. Si no organizas tus tareas, puedes terminar olvidando alguna o desperdiciando tiempo pensando qué hacer. Así que intenta aprovechar tu tiempo al máximo planeando lo que debes lograr cada día o colocando fechas límite para tus obligaciones. Además, también es importante organizar tu lugar de trabajo, ya que esto permitirá un buen flujo de trabajo y promoverá tu productividad. Por tanto, tómate algo de tiempo para asegurarte que tu espacio está despejado y te ofrece un acceso fácil a las herramientas o documentos que puedes llegar a necesitar para cumplir tus objetivos.
5. Divide proyectos grandes en tareas pequeñas
Los proyectos grandes pueden ser avasallantes y pueden tentarte a dejarlos de lado constantemente, pero hacer esto sólo frenará tu productividad. Para poder reducir el estrés que te puede empujar a procrastinar, puedes optar por dividir los grandes proyectos en tareas más manejables y trabajar en ellas poco a poco. Puedes hacer esto fácilmente mediante:
- Listar y priorizar todas las tareas que deben estar completadas para el proyecto
- Preparar un plan de acción para cada tarea
- Asignar tareas para cada día de la semana
- Evaluar tu progreso al final de cada día
- Evaluar los resultados luego de completar todas las tareas para ver qué puedes hacer mejor la próxima vez
6. Encuentra pequeños bloques de tiempo libre
A veces, puede que te des cuenta de que tienes bloques de tiempo de 15 o incluso 30 minutos que están entre medio de otras responsabilidades o simplemente no están asignados a nada en particular. Si bien puede que no logres completar grandes tareas durante estos pequeños bloques, puedes tomar ventaja de ellos y realizar tareas de poco valor pero necesarias y evitar atrasar ninguna de tus obligaciones. Si no tienes pequeños bloques de tiempo libre, puedes considerar programar algunos para este tipo de tareas, ya que te ofrecerán un descanso de responsabilidades complicadas y estresantes y te permitirán tomarte un descanso sin dañar tu productividad.
7. No te olvides de tu tiempo de viaje
Tanto si usas transporte público o manejas al trabajo, hay muchas maneras para que utilices este tiempo. Lee tus emails, revisa las noticias o documentos de tu trabajo, siempre hay cosas que puedes hacer en tu viaje al trabajo y, si tus manos están ocupadas, puedes considerar utilizar la opción de texto-a-voz de tu Smartphone o una aplicación. Puedes aprender a usar esta característica o aplicaciones relacionadas aquí.
8. Programa tus emails
Los emails son una gran manera de comunicarse. Sin embargo, a veces pueden distraerte y consumir mucho tiempo. Por esta razón, es una buena idea programarlos. Recuerda que si envías 50 emails en un día correrás el riesgo de recibir 50 respuestas, lo que puede atrasarte una cantidad de tiempo considerable y reducirá el número de tareas que puedes completar en un día. Por lo tanto, considera programar emails menos importantes para otro momento de la semana o en otro momento del día. Puedes aprender cómo programar correos en Microsoft Outlook aquí o utilizar otras opciones como RightInbox.
9. Rodéate de personas productivas
Investigaciones han descubierto que las personas a tu alrededor tienen un gran impacto en tu trabajo . Por lo tanto, intenta rodearte de personas que trabajen duro y evita a las que no son productivas, ya que pueden impactar negativamente en tu productividad. No se sabe si esto es causado por inspiración, presión de los pares o una combinación de ambas, pero es una buena posibilidad para mejorar tu productividad.
10. Recuerda descansar
No importa cuánto más productivo quieras ser, también necesitas descansar. No dormir correctamente sólo afectará tu productividad el día siguiente, ya que puedes sentirte cansado o con dificultad para concentrarte. Por lo tanto, no sacrifiques las horas que necesitas para mantenerte descansado.
Dicho esto, incluso luego de dormir correctamente puede que aún te sientas cansado durante el día. Para poder mantenerte alerta y concentrado en tus tareas, puedes considerar tomar una siesta de café. Está comprobado que este tipo de siesta es más efectiva que las siestas regulares, y puede ayudarte a obtener un incremento de energía durante el día. Para poder tomar una siesta de café, necesitas tomar una taza de café e inmediatamente intentar dormir o relajarte por 20 minutos. Luego de este tiempo, te despertarás con mucha más energía y listo para seguir trabajando a tu velocidad normal.
